Wydatki związane z użytkowaniem samochodu wykorzystywanego do celów prowadzenia działalności gospodarczej co do zasady stanowią koszt podatkowy. Jednak przepisy ustanawiają w tym zakresie kilka wyjątków. Jeden z nich dotyczy kosztów używania samochodów niestanowiących składników majątku podatnika lub niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych.
Podatnicy osiągający przychody z działalności gospodarczej mogą, w myśl przepisów Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, za wyjątkiem kosztów wymienionych w wyżej wymienionej ustawie (art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
W myśl przepisów Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 23 ust. 1 pkt 46) koszty używania samochodów niestanowiących składników majątku podatnika lub niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych nie zawsze będą stanowić koszty uzyskania przychodów - a konkretnie w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Na tle tych przepisów powstają pewne wątpliwości odnośnie tego, czy limit określony w art. 23 ust. 1 pkt 46 odnosi się do czynszu najmu samochodu wykorzystywanego na potrzeby działalności gospodarczej. Podatnicy nie wiedzą bowiem, czy czynsz za najem powinni rozliczyć w ramach kilometrówki, czy też bezpośrednio w kosztach firmowych.
Czynsz najmu - koszt podatkowy?
Ministerstwo Finansów wydało w tym zakresie interpretację ogólną w celu zapewnienia jednolitego stosowania prawa podatkowego. Stwierdzono w niej, że: “(...) wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej nie są ograniczone limitem (...). Przedmiotowe wydatki nie mieszczą się bowiem w kategorii wydatków, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy CIT. Koszty związane z używaniem samochodu osobowego to koszty posługiwania się tym samochodem i wykorzystywania go. Koszty te nie obejmują kosztów związanych z uzyskaniem możliwości używania takiego samochodu. Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne. Wydatkami o charakterze eksploatacyjnym nie są wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Są to wydatki na uzyskanie samego tytułu prawnego umożliwiającego używanie samochodu, a zatem są kategorią odrębna od kosztów eksploatacji samochodu.”
Do wydatków związanych z bieżącą eksploatacją samochodu należy zaliczyć m.in. zakup paliwa, naprawy czy opłaty parkingowe. Tego rodzaju wydatki można ujmować w kosztach uzyskania przychodów do tej wysokości, jaka wynika z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu pojazdu.
Czynsz za najem samochodu należy ewidencjonować w kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki.
