Dokumentem, który potwierdza odbycie podróży służbowej, jest polecenie wyjazdu służbowego. To właśnie na jego podstawie pracodawca dokonuje rozliczenia kosztów delegacji. Aby delegacja mogła zostać poprawnie rozliczona, do polecenia wyjazdu służbowego konieczne jest dołączenie dowodów, które dokumentują poniesienie kosztów związanych z delegacją. Natomiast polecenie wyjazdu służbowego powinno zostać wystawione najpóźniej w dniu poprzedzającym wyjazd służbowy.
Polecenie wyjazdu służbowego - co powinno zawierać?
Wśród najważniejszych elementów, które powinno zawierać polecenie wyjazdu służbowego, są dane pracownika, który został wysłany w podróż służbową. Oprócz tego dokument powinien zawierać informacje dotyczące wyjazdu. Najważniejsze z nich to:
- cel wyjazdu,
- miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży,
- termin wyjazdu,
- czas trwania wyjazdu,
- wskazanie środka transportu jakim będzie poruszał się pracownik,
- kwotę zaliczki, jaką otrzymał pracownik na pokrycie kosztów podróży,
- termin rozliczenia się po odbyciu delegacji,
- podpis kierownika zakładu pracy lub osoby do tego upoważnionej.
Poprzez wydanie polecenia wyjazdu służbowego pracodawca nakłada na pracownika obowiązek odbycia podróży służbowej we wskazanym czasie i do wyznaczonego miejsca. W sytuacji, gdy odmówi on odbycia wyjazdu służbowego, pracodawca może wyciągnąć wobec niego konsekwencje.
Wydatki, za które pracownikowi przysługuje zwrot kosztów
Pracownikowi, który odbywa wyjazd służbowy, przysługują diety, a także zwrot kosztów za:
- noclegi,
- przejazdy środkami komunikacji miejskiej,
- inne właściwie udokumentowane wydatki.
Dieta pracownika odbywającego podróż służbową
Dieta pracownika odbywającego krajową podróż służbową w 2016 roku wynosi 30 zł. Ma ona na celu pokrycie codziennych wydatków pracownika związanych z posiłkami. Wysokość przysługującej pracownikowi diety zależy również od czasu spędzonego w podróży służbowej.
| Ważne! Dieta nie przysługuje pracownikowi, gdy:
|
Jak wypełnić polecenie wyjazdu służbowego?
Polecenie wyjazdu służbowego składa się z dwóch części. W lewej części dokumentu niezbędne dane wprowadza pracodawca. Informacje, jakie musi uzupełnić w poleceniu wyjazdu służbowego, to:
- cel wyjazdu - należy tutaj również określić zadanie, jakie pracownik ma wykonać w trakcie wyjazdu służbowego,
- miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży,
- czas wyjazdu,
- środek transportu, jakim pracownik będzie się przemieszczał.
Polecenie wyjazdu służbowego musi zostać podpisane przez pracodawcę lub osobę do tego uprawnioną.
W prawej części dokumentu, zatytułowanej Stwierdzenie pobytu służbowego pracownik uzyskuje potwierdzenie pobytu, jeśli pracodawca go do tego zobowiąże. Potwierdzenie to pracownik powinien uzyskać w miejscu odbywania podróży służbowej wraz z określeniem daty przyjazdu i wyjazdu. Zapis ten musi zostać potwierdzony pieczątką oraz podpisem osoby, która potwierdza pobyt pracownika w wyznaczonym przez pracodawcę miejscu.
W poleceniu wyjazdu służbowego, pod tabelą, znaleźć można odcinek przeznaczony na wniosek pracownika o wypłatę zaliczki związanej z pokryciem kosztów podróży służbowej. W części tej wpisuje się jej wysokość. Ważny jest również podpis pracownika, który w ten sposób potwierdza otrzymanie zaliczki.
Wzór można znaleźć w artykule: Polecenie wyjazdu służbowego - wzór z omówieniem
