Przedsiębiorca w prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej może użytkować swój prywatny samochód. Najprawdopodobniej już od 1 kwietnia 2014 roku wejdą w życie nowe przepisy dotyczące zmian ustawy o podatku VAT, w sprawie odliczania podatku od towarów i usług od samochodów o masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, które wykorzystywane są zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych.

Samochód osobowy i pojazdy samochodowe o masie do 3,5 t

Jeżeli przedsiębiorca będzie wykorzystywać swój prywatny samochód również do celów działalności gospodarczej (wyjazdy służbowe, szkolenia, dojazdy do pracy), a więc pojazd ten nie zostanie wpisany do ewidencji środków trwałych, możliwe będzie odliczenie tylko 50% z podatku naliczonego wynikającego z kosztów użytkowania pojazdu. Od stycznia br. przy zakupie samochodów z homologacją unijną N1 przysługuje pełne odliczenie podatku VAT. Prawdopodobnie już od kwietnia niestety powyższe pojazdy traktowane będą jak wszystkie inne pojazdy o masie nie przekraczającej 3,5 tony a więc z możliwością odliczenia 50% podatku VAT.

Do kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu na cele działalności gospodarczej zaliczamy:

  • zakup paliwa,
  • opłaty parkingowe,
  • składki na ubezpieczenia samochodu (OC/AC),
  • bieżące naprawy i części zamienne,
  • przeglądy i usługi serwisowe.

Częściowe odliczenie podatku VAT obowiązywać będzie w przypadku gdy:

  • dopuszczalna masa całkowita pojazdu nie przekracza 3,5 tony,
  • będzie to pojazd umożliwiający jazdę z prędkością powyżej 25 km/h (tj. motor, samochód osobowy i inne pojazdy o dopuszczalnej masie do 3,5 tony),
  • pojazd samochodowy będzie miał więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Jeśli właściciel wykorzystywać będzie do celów powiązanych z firmą swój prywatny pojazd osobowy - nieujęty w ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa - przysługuje mu prawo do odliczenia części podatku VAT (50%) wynikającego z faktur dotyczących kosztów użytkowania pojazdu.

Ważnym aspektem jest czas, do jakiego można ubiegać się o zwrot części podatku. Jest to miesiąc, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej transakcji lub dwa kolejne okresy rozliczeniowe, jednak nie wcześniej niż z datą otrzymania faktury. Za okresy rozliczeniowe rozumiemy miesiące bądź kwartały (w zależności od wybranej przez podatnika formy).

Niezbędne będzie również prowadzenie bieżącej ewidencji przebiegu pojazdu. Koszty wynikające z użytkowania prywatnego pojazdu osobowego wykorzystywanego do celów działalności gospodarczej, który nie jest środkiem trwałym, należy odliczać w ramach wspomnianej powyżej “kilometrówki”. W ewidencji należy ujmować wyłącznie przejazdy na cele działalności gospodarczej.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • datę, numer wpisu,
  • imię, nazwisko oraz adres osoby korzystającej z pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd - dokąd),
  • faktyczną liczbę przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych i stawki za 1km przebiegu,
  • podpis podatnika wraz z jego danymi.

Jak obliczamy kilometrówkę ?

Najkrócej mówiąc, jest to iloczyn faktycznej liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu. Obecnie stawki dla samochodu osobowego wynoszą:

a) przy pojemności silnika do 900cm3 - 0,5214 zł,

b) przy pojemności silnika powyżej 900cm3 - 0,8358 zł.

Zgodnie z art. 23 ust. 5 ustawy o PIT brak ewidencji uniemożliwia zaliczenie wydatków z tytułu używania pojazdów do kosztów uzyskania przychodów.

Samochód ciężarowy

W przypadku samochodu ciężarowego o masie powyżej 3,5 tony będzie inaczej. Przepisy obowiązujące do tej pory wskazywały na to, iż od prywatnego pojazdu ciężarowego można było odliczać 100% naliczonego podatku VAT. Zapisy te nie ulegną zmianie.

W przypadku wykorzystywania prywatnego samochodu ciężarowego na cele działalności gospodarczej, nie jest wymagane prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów (e.p.p.) tak jak jest to w przypadku samochodów osobowych.