Prowadząc działalność gospodarczą można spotkać się z różnymi typami kontrahentów, zarówno tymi, którzy rzetelnie podchodzą do zawartej umowy, jak i tymi, którzy z różnych przyczyn nie stosują się do ustalonych warunków. Czego każdy przedsiębiorca chciałby uniknąć (co nie zawsze się udaje) to zwlekanie z uregulowaniem płatności. Problem z nierzetelnym kontrahentem, który przeciąga termin opłacenia faktury może rozwiązać jeden dokument - wezwanie do zapłaty.
Co to jest wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty to prosty jednostronicowy dokument skierowany do dłużnika w celu odzyskania należności. "Przypomina" kontrahentowi o przeterminowanej fakturze wyznaczając jednocześnie dodatkowy termin na spłatę zobowiązania. Metoda rozwiązania problemu z płatnością - stricte polubowna.
Wezwanie do zapłaty - jak napisać?
Wzór wezwania do zapłaty nie jest z góry narzucony, w Internecie można znaleźć wiele wzorów do wykorzystania. Natomiast warto trzymać się podstawowej zasady, która pozwoli skłonić dłużnika do spłaty zobowiązania, czyli stanowczy i oficjalny język.
Każde wezwanie do zapłaty powinno zawierać poniższe elementy:
-
data i miejsce sporządzenia wezwania,
-
dane wierzyciela,
-
dane dłużnika,
-
stosunek prawny, z którego wynika obowiązek zapłaty - czyli okoliczności, w których powstało zobowiązanie po stronie kontrahenta. Może być to np. umowa o dzieło, faktura lub inny dokument potwierdzający wykonaną usługę,
-
kwota długu - do której mogą zostać doliczone odsetki,
-
termin spłaty długu - wyznaczony przez wierzyciela, najczęściej jest to 7 lub 14 dni,
-
numer rachunku bankowego, na który należy dokonać zapłaty,
-
podpis osoby wysyłającej wezwanie do zapłaty.
Wezwanie do zapłaty - jakie triki zastosować, a czego najlepiej unikać?
W wezwaniu do zapłaty warto poinformować dłużnika, jakie dalsze kroki zamierza podjąć wierzyciel jeżeli termin spłaty nie zostanie dotrzymany. Przykładowo może to być:
- zaprzestanie dostaw towarów/usług,
- rozpoczęcie postępowania sądowego - skierowanie sprawy do sądu wiąże się kosztami procesowymi - najczęściej to dłużnik zostaje nimi obciążony, o czym także warto wspomnieć w wezwaniu do zapłaty,
- sprzedaż długu na giełdzie długów oraz opublikowanie danych dłużnika w ogólnodostępnych bazach danych BIG (Biur Informacji Gospodarczej).
Co ważne, wbrew powszechnej opinii, wezwanie napisane czerwoną czcionką nie jest mile widziane, a często może zadziałać na dłużnika prowokująco i irytująco. Koloru czerwonego lub powiększonej czcionki można użyć w celu podkreślenia słów kluczowych.
Kolejną rzeczą jest to, że dłużnik powinien zapoznać się z treścią wezwania do zapłaty, aby mieć więc co do tego pewność najlepiej wysłać je za potwierdzeniem odbioru (istotne również dla celów dowodowych w razie postępowania sądowego). Dotyczy to także wysyłki elektronicznej.
Warto na koniec podkreślić, że każdą nieterminową płatność należy rozpatrywać indywidualnie. Pierwszym krokiem powinien być kontakt z dłużnikiem w celu wyjaśnienia przyczyn braku zapłaty - możliwe, że chwilowo utracił on płynność finansową co pod pewnymi warunkami jest zrozumiałe. Dopiero potem pozostają kroki windykacyjne. Przeterminowane faktury to rzecz nie do uniknięcia w obrocie gospodarczym dlatego warto wypracować w sobie ważną cechę - stanowczość. Taka postawa wierzyciela może być gwarancją tego, że dłużnik właśnie jemu w pierwszej kolejności spłaci zaległość.
Zobacz też:
