Nowe rozporządzenie w znacznym stopniu opiera się na wcześniejszych regulacjach z 28 listopada 2008 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338 z późn. zm.). Wprowadza jednak wiele istotnych zmian, z którymi powinien zapoznać się każdy podatnik, ewidencjonujący sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej.
Nowe wzory zgłoszeń dla serwisów
W tym przypadku obowiązujące od kwietnia wzory zgłoszeń w dużej mierze bazują na dotychczas stosowanych modelach. Jednak każdy podatnik, który rozpoczął ewidencjonowanie obrotów na kasie fiskalnej po 1 kwietnia 2013 roku, powinien zwrócić szczególną uwagę, czy posiadany przez niego druk jest zgodny ze wzorem określonym przez nową regulację.
W związku z obowiązującym od kwietnia br. podziałem podatników prowadzących serwisy fiskalne na podmioty prowadzące serwis główny i podmioty prowadzące serwis kas, pojawił się nowy druk „Zgłoszenie/ Aktualizacja przez podmiot prowadzący serwis kas lub prowadzący serwis główny danych dotyczących kas”.
W przypadku planowanego zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym lub wymiany pamięci, podatnik, zawiadamiając Urząd Skarbowy i serwis fiskalny (w związku z koniecznością odczytu pamięci kasy fiskalnej), od 1 kwietnia 2013 roku musi wypełniać „Wniosek o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy”.
Ostatnim nowym drukiem jest „Zgłoszenie/ Aktualizacja przez podatnika danych dotyczących kasy”. Podatnicy, którzy w trakcie działalności zmienią Urząd Skarbowy, mają obowiązek wypełnić i złożyć w nowym urzędzie taki wniosek w ciągu 7 dni od daty zgłaszanej zmiany.
Pojawienie się nowych druków nie powinno przysporzyć wielu kłopotów, jednak należy o nich pamiętać, by móc weryfikować poprawność dokumentów składanych w urzędach.
Ewidencjonowania sprzedaży, zwrotów, reklamacji oraz korekt pomyłek
W myśl nowego rozporządzenia, od 1 kwietnia 2013 roku należy ewidencjonować na kasie fiskalnej każdą otrzymaną należność (zapłatę), również tą dokonaną przez nabywcę, przed sprzedażą. W tym przypadku transakcję należy zarejestrować na kasie, niezależnie od tego, czy zapłata dotyczy całości, czy części należności. Jest to nowy zapis, rozwiewający wszelkie wątpliwości co do ewidencjonowania w kasie fiskalnej otrzymanych zaliczek.
Zmianie uległy również zasady ujmowania zwrotów i reklamacji towarów oraz usług. Od kwietnia br, podatnicy mają obowiązek ujmować zwroty i reklamacje w odrębnej prowadzonej ewidencji. W takiej ewidencji należy uwzględnić numer paragonu fiskalnego, nazwę sprzedanego towaru lub wyświadczonej usługi, datę i godzinę dokonania sprzedaży oraz dokładny termin zwrotu. Konieczne jest również załączenie do ewidencji dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, czyli na przykład paragonu, umowy czy gwarancji. Kolejnym wymaganym dokumentem jest podpisany przez obie strony protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi. Jest to nowy wymóg, nakładający na przedsiębiorcę dodatkowe formalności.
W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
- błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),
- krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła pomyłka.
Przegląd techniczny
Od 1 kwietnia 2013 roku zapis o obowiązku dokonywania przeglądów technicznych co 24 miesiące ( § 16 ust. 1 z 28 listopada 2008 roku ) został zastąpiony na „nie rzadziej niż co 2 lata”. Oznacza to, że podatnik może dokonać obowiązkowego przeglądu wcześniej, przed upływem 24 miesięcy, jeśli taki termin jest dla niego korzystniejszy. Zmiana ta nie obejmuje taksówkarzy, którzy podlegają pod rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 7 stycznia 2008 r. w sprawie prawnej kontroli metrologicznej przyrządów pomiarowych (Dz. U. nr 5, poz. 29 ze zm.) i dokonują przeglądów technicznych co 25 miesięcy.
Nowe przepisy wyznaczają termin pierwszego przeglądu technicznego od dnia, w którym uprawniony serwisant dokona fiskalizacji kasy. Zmiana ta obejmuje również zakres obowiązków serwisantów. Jedną z najistotniejszych wprowadzonych modyfikacji jest termin 5 dni na dokonanie fiskalizacji przez serwisanta, od daty zgłoszenia kasy fiskalnej do przeglądu. Zmiana ta ma za zadanie rozwiązać spory dotyczące spóźnień z przeglądami technicznymi. Od 1 kwietnia 2013 roku nie trzeba ustalać, czy niedopatrzenie nastąpiło z winy podatnika czy serwisu- podatnik będzie dokładnie wiedział, kiedy najpóźniej musi dokonać zgłoszenia.
Nowym obowiązkiem jest konieczność wpisania wyniku kontroli i zaleceń do książki kasy oraz dołączenie odpowiedniego dokumentu, który potwierdza wykonanie przeglądu. Nowy przepis dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonają przeglądu technicznego kasy rejestrującej. Wzór książki kasy, został określony w art. 111 ust. 9 ustawy o VAT i obowiązuje także po 1 kwietnia 2013 roku.
Nowe wymogi dla serwisu fiskalnego
Jak zostało wcześniej wspomniane, od kwietnia br. wprowadzone zostały nowe określenia i podział podatników prowadzących serwisy fiskalne:
- podmiot prowadzący serwis główny- krajowy producent, podatnik będący importerem lub dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia kas, ewentualnie podatnik, któremu zostało przekazane prowadzenie serwisu z powodu zaprzestania działalności jednego z dwóch pierwszych podmiotów;
- podmiot prowadzący serwis kas- przedsiębiorca posiadający autoryzację serwisu głównego i prowadzący działalność serwisową.
W myśl nowego rozporządzenia wymiany pamięci fiskalnej może dokonać wyłącznie podmiot prowadzący serwis główny.
Wykwalifikowani serwisanci posiadający odpowiednie uprawniania otrzymają także legitymacje wykonane według nowego wzoru. Taka legitymacja jest ważna przez 1 rok. Wydawane przed 1 kwietnia 2013 roku dokumenty są ważne tylko do 30 września 2013 roku.
