W natłoku zajęć możemy wiele przeoczyć lub zająć się tym, co tak naprawdę może poczekać, zaniedbując tym samym zadania „na wczoraj”. Coraz więcej mówi i pisze się na temat prawidłowej organizacji czasu, dzięki której wszystkie prace, które musimy wykonać, odnajdują swój odpowiedni moment. Oczywiście warto metodą prób i błędów odnaleźć własny system planowania, a wszelkie porady uznać za inspirację. Niezwykle pomocne są jednak różnego rodzaju aplikacje na smartfony lub komputery, które z pewnością ułatwią cały proces organizacji. Sprawdź aplikacje pomagające w organizacji czasu.
Aplikacja, która nie wymaga pośpiechu
Często, przede wszystkim na początku prób organizacji czasu, nie wykonujemy wszystkich zaplanowanych działań i przepisujemy je na kolejne dni terminarza. Nie ma w tym nic dziwnego, ponieważ sumienne planowanie wymaga czasu. W takim przypadku przydatna będzie z pewnością aplikacja „Do it (tomorrow)”. Mamy możliwość zaplanowania jednego dnia, jeżeli jednak nie uda nam się skreślić zadań z listy, szybko możemy przenieść je na stronę Jutro. Kiedy natomiast jutro nadejdzie, a działanie nadal nie zostanie wykonane – nic nie szkodzi, przerzucać na jutro możemy do woli. Aplikacja dostępna jest zarówno na komputery, jak i telefony, cechuje się przejrzystością i jest bardzo intuicyjna. Idealnie sprawdzi się w zapisywaniu mniej pilnych zadań, które mogą poczekać, ale nie powinny zostać pominięte.
Prostota największą zaletą aplikacji
Im prościej, tym lepiej? Często jest to naprawdę dobre rozwiązanie. Im mniej funkcji i bardziej tradycyjny wygląd, tym prościej wszystko zorganizować. Jeżeli zależy nam właśnie na prostocie, a najważniejsze dla nas jest opisanie konkretnego dnia w kalendarzu, z pewnością spodoba nam się Kalendarz Google - dostępny dla każdego, kto posiada konto na Gmailu. Aplikacja jest naprawdę intuicyjna, każde wydarzenie możemy zaznaczyć kolorem, dzięki czemu grupujemy zadania, poza tym istnieje możliwość ustawiania alarmów, aby nic nas nie ominęło. Kalendarz Google ma jeszcze jedną, bardzo przydatną funkcję, mianowicie możliwość zapraszania innych osób do wydarzenia. Dzięki temu możemy przypominać znajomym o spotkaniach i wspólnych zadaniach do wykonania. Aplikacja dostępna jest zarówno na komputerach, jak i telefonach.
Aplikacja dla każdego typu notatek
Evernote to aplikacja idealna do każdego rodzaju notatek – zarówno dłuższych, jak i kilkuwyrazowych. Świetnie sprawdzi się u osób, które zajmują się pisaniem tekstów. Często bowiem może nam przyjść do głowy świetny pomysł, który szybko zniknie, jeżeli go nie zapiszemy. Papierowy notatnik mamy rzadziej pod ręką, niż telefon, w którym zainstalowaliśmy Evernote. Możemy w nim zapisywać wszystko, co przyjdzie nam do głowy, właściwie bez ograniczeń. Pytania, pomysły, rzeczy do zrobienia, notki na blog… Aplikacja naprawdę się sprawdzi i pozwoli uporządkować myśli. Podobnie jak wcześniej opisane, jest dostępna zarówno z poziomu komputera, jak i telefonu czy tabletu.
Aplikacje, które pomagają się skupić
W dzisiejszych czasach jesteśmy otaczani różnego rodzaju „rozpraszaczami”. Szczególnie narażeni są na nie pracownicy zdalni. Wystarczy nie skupić się przez chwilę, by zorientować się, że już godzinę spędziliśmy na portalu społecznościowym, właściwie bezcelowo. Powstało więc mnóstwo aplikacji, które pomagają w organizacji czasu pracy i blokują to, co może nas zdekoncentrować. Przydatne będzie np. StayFocusd – dodatek do przeglądarki Chrome. Pozwala on na blokowanie rozpraszających stron na czas pracy. Możemy ustalić listę linków lub blokować wszystko. Kiedy tylko wejdziemy na nieodpowiednią witrynę, przypomni nam ona, że powinniśmy pracować. Innymi przydatnymi aplikacjami są te dedykowane technice Pomodoro (np. Clockwork Tomato). Polega ona na pracy i skupieniu przez np. 25 minut i odpoczynku przez 5 minut. Dzięki temu pracujemy efektywniej, a aplikacja alarmami przypomina o końcu danego etapu.
Warto pamiętać, że sprawna organizacja czasu wymaga praktyki. Trudno z dnia na dzień rozpocząć doskonałe planowanie, bez najmniejszych błędów. Korzystanie z przydatnych aplikacji z pewnością ułatwi ten proces. Pamiętajmy jednak, że planowanie każdej minuty nie jest najlepszą praktyką, dajmy sobie nieco czasu na przyjemności, odpoczynek i porażki. Dzięki temu nie poczujemy presji, przez którą praca mogłaby być mniej przyjemna.
