Co do zasady, faktura nie może zostać tak po prostu wyrzucona. Jeśli dokument jest niezgodny z kwotami, jakie rzeczywiście wystąpiły w transakcji, albo nastąpił zwrot towarów, konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Błędy bardziej formalne natomiast, jak np. nieodpowiednia nazwa kontrahenta czy adres, można skorygować przy pomocy noty korygującej.
W jakiej wobec tego sytuacji można po prostu anulować fakturę? Organy skarbowe są zgodne co do tego, iż musi to być takie zdarzenie, w którym dokument źródłowy nie trafił do obiegu. Co prawda w przepisach nie określono dokładnie, co oznacza to wyrażenie, jednak w praktyce przyjęto pewną interpretację.
Faktura, która nie trafiła do obiegu to taka, której oryginał i kopia nadal znajdują się u wystawcy. Nie została ona w żaden sposób wysłana do odbiorcy. Dlatego też, kiedy dokument zostanie np. wysłany drogą elektroniczną, anulowanie faktury nie będzie już możliwe.
Anulowanie faktury polega na opisaniu jej - zarówno oryginału, jak i kopii - jako "Anulowana" oraz umieszczeniu obu dokumentów w dokumentacji firmowej. Dlaczego dokumentu nie można po prostu podrzeć i wyrzucić? Jest to związane z faktem, iż zgodnie z przepisami każda faktura musi posiadać kolejny, identyfikujący ją numer. A to oznacza, że w dokumentacji firmowej nie powinno być luk w numerach.
Tak więc - samo anulowanie faktury nie przysparza wielu kłopotów. Należy jednak pamiętać, że takie posunięcie jest możliwe w stosunkowo małej części przypadków.
Zobacz też:
