Zgodnie z przepisami, podatnik posiada możliwość zwrócenia się z prośbą do sprzedawcy o wystawienie duplikatu zaginionej lub zniszczonej faktury. Jednak przy ewidencjonowaniu jest w PKPiR warto zwrócić uwagę na datę sprzedaży oraz termin wystawienia dokumentu pierwotnego. Jest to szczególnie ważne, w przypadku gdy wystawiony duplikat został otrzymany po zakończeniu roku, którego dany koszt dotyczył. Zgodnie z zasadą memoriałową koszty powinny zostać ujęte w latach podatkowych, których faktycznie dotyczą. W związku z tym, jeżeli przedsiębiorca otrzyma duplikat w styczniu 2014 roku, a koszt dotyczy roku 2013, wówczas ujmowany jest w księdze w grudniu (niezależnie od tego czy wydatek dotyczy grudnia, czy innego miesiąca 2013 roku).
Sprawa jest o wiele prostsza w przypadku, kiedy duplikat oraz faktura pierwotna dotyczą tego samego roku. Wtedy podatnik dokonuje wpisu do KPiR w dacie wystawienia duplikatu.
Zakup towarów handlowych i materiałów
Szczególną uwagę należy zwrócić w przypadku faktur dokumentujących zakup towarów handlowych oraz materiałów. Zgodnie z § 17 rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia KPiR, zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Jeżeli towar został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, wówczas podatnik powinien sporządzić szczegółowy opis dostawy podając:
- imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
- ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału lub towaru handlowego.
Następnie na jego podstawie należy dokonać zapisu w księdze. Istotne, żeby opis został potwierdzony datą i podpisem osoby przyjmującej dostawę. Fakturę otrzymaną później powinno się dołączyć do sporządzonego opisu.
Odliczenie podatku VAT
Warto pamiętać o ograniczonych okresach uprawniający przedsiębiorce do odliczenia podatku VAT od zakupu. Bez znaczenia jakiej kategorii kosztu dotyczy wydatek (zakup towarów lub pozostałe koszty) podatnik może odliczyć naliczony VAT w okresie otrzymania faktury bądź w dwóch kolejnych okresem rozliczeniowych.
Zatem, jeżeli oryginał faktury został dostarczony, lecz później zaginął lub uległ zniszczeniu, co do zasady powyższy termin liczy się od daty wystawienia faktury pierwotnej. W takim przypadku, jeżeli moment otrzymania duplikatu przekroczył okres uprawniający do odliczenia VAT, pozostaje wyjście korekty deklaracji podatkowej.
Natomiast w przypadku, gdy oryginał dokumentu w ogóle nie dotarł do odbiorcy, wtedy okres odliczenia podatku VAT należy liczyć od daty wystawienia duplikatu.
W związku w powyższym, w przypadku niedostarczenia, zaginięcia bądź uszkodzeniu faktury dokumentującej wydatek, warto zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie duplikatu dokumentu, ponieważ podatnik może skorzystać z uprawnień dotyczących odliczeniu VAT.
