W kwestii przechowywania faktur, podatnicy mają dużo swobody. Tradycyjne papierowe rozwiązanie nie jest już przykrą koniecznością.
W aktualnym stanie prawnym księgowe dowody zakupowe oraz sprzedażowe można przechowywać także w komputerowym programie księgowym pod warunkiem, że zostały wystawione w tym systemie oraz istnieje możliwość wydrukowania ich w każdym momencie.
Jak wystawić faktury?
Szczegółowe regulacje w zakresie wystawiania i przechowywania faktur określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowanie zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360 ze zm.) (dalej: rozporządzenie).
Zgodnie z brzmieniem § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury powinno wystawiać się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik, który dokonuje sprzedaży.
Przechowywanie faktur
Na podstawie § 21 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, podatnicy powinni przechowywać:
1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2) otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur
- w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur do momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Ponadto, podatnicy są zobowiązani do zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w sytuacji gdy faktury są przechowywane w sposób elektroniczny również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Cechy przechowywanej faktury
Wybierając sposób elektroniczny przechowywania faktur, podatnik powinien zapoznać się z takimi pojęciami jak: autentyczność pochodzenia faktury czy też jej integralność treści oraz czytelność.
Powyżej przytoczone cechy faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczenia usług.
Z pojęciem autentyczności wiąże się pewność co do tożsamości podmiotu, który dokonuje dostawy towarów lub świadczy usługi lub wystawcy faktury.
Z kolei przez integralność treści faktury należy rozumieć sytuację, w której w fakturze nie dokonano zmian danych, które powinna zawierać.
Kontrole biznesowe
Kontrolą biznesową jest proces, przy pomocy którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy (usługodawcy) albo wystawcy faktury, w zakresie tego, że nie dokonano zmian danych dotyczących podatku od towarów i usług oraz w przedmiocie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.
Ponadto kontrola biznesowa powinna umożliwiać powiązanie faktury ze zdarzeniem, które dało podstawę jej wystawienia.
W przepisie użyto sformułowanie “wiarygodna ścieżka audytu”. Określenie to oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami można łatwo prześledzić oraz analizować zgodność ustalonych procedur w przedsiębiorstwie. Wiarygodna ścieżka audytu powinna umożliwić skontrolowanie związku pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług w w taki sposób, by umożliwić sprawdzenie czy faktura odzwierciedla rzeczywiste wystąpienie zdarzenia gospodarczego.
Ustawodawca pozostawił swobodę podatnikowi przy doborze środków, które umożliwią wykazanie powyższego związku.
Jak przechowywać faktury elektronicznie?
Zgodnie ze stanowiskiem organów skarbowych, aktualne przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawionych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób.
Przykładem może być zapis na elektronicznych nośnikach danych (z uwzględnieniem podziału na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności) od momentu ich wystawienia, albo otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Nie ma też przeciwwskazań do mieszanego systemu przechowywania faktur tj. w formie elektronicznej i papierowej.
Ponadto na podstawie ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu zobowiązania podatkowego (art. 112).
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zobowiązanie podatkowe przedawnia się po pięciu latach licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Wszystkie warunki w przedmiocie przechowywania oraz wystawiania faktur spełnia program Wfirma.pl
