Dokumenty księgowe stanowią dowód potwierdzający, że dane zdarzenie miało miejsce, dlatego też należy je przechowywać ze starannością przez określoną długość czasu oraz zabezpieczyć żeby nie uległy zniszczeniu czy niechcianym zmianom. Niezastosowanie się do wytycznych odnośnie przechowywania dokumentów księgowych grozi sankcjami.
Które dokumenty księgowe należy przechowywać?
Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać:
- zatwierdzone sprawozdania finansowe,
- księgi rachunkowe,
- dowody księgowe,
- dokumenty dotyczące środków trwałych, umów handlowych, pożyczek, kredytów itp.,
- dokumentację, która potwierdza przyjętą formę prowadzenia ksiąg,
- akta osobowe pracowników,
- dokumenty inwentaryzacyjne.
Dokumenty księgowe - okres przechowywania
Przepisy jednoznacznie określają czas przez jaki dokumenty mają być przechowywane w przedsiębiorstwie.
Dokumenty księgowe tj. księgi rachunkowe oraz dowody księgowe dokumentujące zarówno przychody jak i koszty należy przechowywać przez okres 5 lat. Dodatkowo przez ten sam okres należy przechowywać dokumenty dotyczące środków trwałych, umów handlowych, pożyczek i kredytów, dokumenty inwentaryzacyjne, zeznania podatkowe roczne oraz kartoteki wynagrodzeń pracowników. Przez okres 5 lat należy również przechowywać dokumenty, które dotyczą roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym, karnym lub podatkowym.
Bezterminowo należy przechowywać roczne sprawozdania finansowe.
Okres przechowywania dokumentów liczy się od początku roku następnego po roku, którego dokumenty dotyczą.
Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji należy przechowywać przez 12 miesięcy licząc od terminu ich wygaśnięcia.
Akta osobowe pracowników należy przechowywać przez okres 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.
Polecamy:
