Dokumenty księgowe - które przechowywać?
Wśród podstawowych dokumentów księgowych można wymienić:
- księgi podatkowe - rachunkowe, KPiR,
- ewidencje,
- rejestry,
- dowody księgowe,
- dokumenty inwentaryzacyjne,
- sprawozdania finansowe.
Wszystkie wymienione dokumenty należy przechowywać w firmie zgodnie z ustalonymi zasadami. Warto pamiętać o uzupełnianiu dokumentacji także deklaracjami podatkowymi.
Jak archiwizować dokumenty księgowe?
Podstawowym założeniem jest przechowywanie dokumentów w taki sposób, aby dostęp do nich był swobodny - także w razie ewentualnej kontroli organów skarbowych. Najlepszym wyjściem jest dokonanie podziału na okresy rozliczeniowe oraz szczegółowe opisanie dokumentów. Dodatkowo należy pamiętać, że dokumentacja powinna być przechowywana w miejscu bezpiecznym i niedostępnym dla osób niepowołanych.
Istotne jest także, że dokumentacja wcale nie musi być archiwizowana przez samego przedsiębiorcę. Możliwe jest powierzenie tego obowiązku biuru rachunkowemu. W takiej sytuacji należy pamiętać, aby do 15 dnia od wydania dokumentów księgowych zgłosić zaistniały fakt w urzędzie skarbowym.
Dokumenty księgowe - do kiedy przechowywać?
Dokumenty księgowe powinny być archiwizowane w firmie aż do upływu terminu przedawnienia podatkowego. Standardowo moment ten następuje po 5 latach od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.
Co ważne, wskazane terminy dotyczą tylko dokumentów księgowych, nie kadrowych. W przypadku tych ostatnich do obowiązków przedsiębiorcy należy przechowywanie ich przez 50 lat.
