Zanim dojdzie do kontroli, przedsiębiorca zostanie o niej poinformowany - najwcześniej 30, najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem działań. Jeśli upłynie 30 dni od daty otrzymania powiadomienia, a kontrola nie dojdzie do skutku, fiskus będzie zobowiązany do wyznaczenia nowego terminu.
Kontrola skarbowa - przygotowanie wstępne
Czy przed kontrolą skarbową należy przygotować całą dokumentację? Najczęściej nie ma takiej potrzeby. W zawiadomieniu podatnik powinien otrzymać informację na temat tego, jaki zakres oraz typ podatków zostanie sprawdzony. Co ważne, jeśli kontrolerzy zażądają wykazania dokumentacji niedotyczącej kontrolowanego zakresu, podatnik ma prawo nie wyrazić na to zgody.
Dlatego też po zapoznaniu się z zawiadomieniem warto zacząć od zgromadzenia, uporządkowania i uzupełnienia niezbędnej dokumentacji. Jeszcze przed kontrolą możliwe jest sporządzenie lub zwrócenie się do kontrahentów o faktury korygujące, wprowadzenie brakujących zapisów w ewidencjach lub skorygowanie tych, które wpisane zostały niepoprawnie. Jeśli błędne zapisy miały wpływ na opłacone podatki lub wysłane deklaracje, to takie błędy także należy jak najszybciej skorygować - wraz z ewentualnymi odsetkami.
Warto podczas porządkowania dokumentów zwrócić uwagę na te wystawione w języku obcym. Jest to poprawne - nie ma wymogu posiadania dokumentacji tylko w języku polskim - jednakże urzędnicy mają prawo zażądać przetłumaczenia dowodów na polski. W takiej sytuacji konieczne jest zwrócenie się do biegłego tłumacza - koszty takiej operacji będą spoczywały na podatniku.
Co ciekawe, w przypadku wykorzystywanie elektronicznego systemu finansowo-księgowego wobec podatnika może zostać zastosowana e-kontrola skarbowa. Dane są pobierane z systemu i sprawdzane przez specjalistyczne oprogramowanie.
O kontroli skarbowej uprzedź pracowników!
Jeśli w firmie sprawami finansowo-księgowymi zajmują się pracownicy, konieczne będzie poinformowanie ich o planowanej kontroli skarbowej. Jest to istotne, ponieważ kontrolerzy - oprócz sprawdzania dokumentów - mają także prawo do zadawania pytań. Tym samym pracownik może zostać zobowiązany do udzielenia odpowiedzi.
Kontrola skarbowa pod nieobecność przedsiębiorcy
Chociaż przedsiębiorca jest osobą, która powinna znajdować się w firmie podczas kontroli, mogą zdarzyć się sytuacje kiedy będzie to niemożliwe. W takim przypadku konieczne będzie wskazanie osoby fizycznej upoważnionej do reprezentowania podatnika podczas kontroli. Zgłoszenie o ustanowieniu trzeba złożyć naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego oraz wójtowi, burmistrzowi lub prezydentowi miasta.
Osoba reprezentująca przedsiębiorcę może:
- odbierać zawiadomienia o nadchodzącej kontroli skarbowej,
- wyrażać zgodę na rozpoczęcie kontroli przed minięciem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia,
- odbierać upoważnienia do przeprowadzenia kontroli skarbowej,
- kończyć kontrolę skarbową,
- składać wyjaśnienia i zastrzeżenia do protokołu kontroli oraz wszystkich czynności kontrolnych.
Alternatywą jest nadanie innej osobie pełnomocnictwa - pełnomocnik ma prawo do działania w imieniu oraz na rzecz przedsiębiorcy udzielającego pełnomocnictwa w formie pisemnej lub ustnej. Oryginał pisemnego pełnomocnictwa (albo jego właściwie poświadczony odpis) powinien być przedłożony do dokumentacji kontroli skarbowej, zaś ustne należy zgłosić do protokołu.
