Co dzień stykamy się z terminem „dokument”, jednak niecałkowicie jesteśmy świadomi tego, co się ukrywa za tym sformułowaniem. „Dokumentem” jest dla nas kluczowa umowa, nasz dowód osobisty czy drukowany e-mail, którego chce od nas szef. Poszukiwanie definicji niniejszego hasła też nie jest proste – w polskim prawie nie występuje jego powszechna terminologia. Prawo administracyjne pomaga nam troszeczkę, odróżniając dokumenty osobiste od dokumentów biurowych. Trudno w każdym razie ustalić w istocie, co chowa się za tymi definicjami. Tu z asystą przybywa nam intuicja, bo to właśnie intuicyjnie zdołamy rozróżnić rodzaj i specyfikę danego „dokumentu”. I tak dokumentami są dla nas: paszporty, istotne teksty, które mają formę biurową, nasze dowody tożsamości, akty ukończenia szkoły, akty prawne, kluczowe e-maile, umowy, akty notarialne,świadectwa pracy i inne. Rozumiejąc w przybliżeniu czym jest wzór dokumentu, wolno pokusić się o twierdzenie, że wiele z nich możemy stworzyć samodzielnie (na przykład umowy dzierżawy albo najmu lokalu, oficjalne listy elektroniczne). By papiery te nie odchodziły od uniwersalnie utartego schematu, zazwyczaj używane są szablony dokumentów. Upraszczają one przede wszystkim zapisywanie niezliczonej ilości umów lub też dokumentów seryjnych. Szablonem jest typowy schemat, coś wcześniej uznanego, co upraszcza w olbrzymim stopniu robotę z dużą ilością takich samych dokumentów. Dajmy na to księgowa, mająca do wypisania dwieście umów, jeśli by tworzyła je oddzielnie, nie dałaby rady ukończyć tego robić przez miesiąc. Ale może ona wykorzystać szablon i ułatwić swoja robotę. W tym wypadku wpisuje jedynie najbardziej istotne informacje w uprzednio opracowane pola edycji. Ze skontrolowaniem praca pochłonie jej 3 dni. Aby ułatwić pracę należy też zastosować wzory umów, które są przyporządkowane do specyficznego zdarzenia. Popularnie można określić je jako szablony tematyczne, odnoszące się do faktycznego tematu. I tak np. jeśli mamy ochotę spreparować umowę dzierżawy, mamy sposobność skorzystać ze specyficznego szablonu – wzorca umowy dzierżawy. Powyższe postępowanie skraca okres pracy, który nieodzowny byłby do napisania całościowej umowy na nowo. Konkluzja jest prosta – w czasie oszczędności czasu pracy, należy upraszczać sobie żywot, używając wszelkiego rodzaju ulepszeń, jakie oddaje nam innowacyjna technika.

Katalog Stron WWW