W artykule
Dokumentacja firmowa jest najistotniejszym elementem w prowadzeniu księgowości. Tworząc ją kierować trzeba się nie tylko przyjętymi normami, ale także wytycznymi ustaw i rozporządzeń. W jaki sposób należycie konstruować pisma urzędowe i dokumenty sprzedażowe?
Dokumenty w firmie - jakie są rodzaje?
Oficjalne pisma
Wszystkie pisma oficjalne, tworzone przez przedsiębiorstwo, oprócz odpowiedniej budowy językowej, zawierać powinny także niezbędne informacje, które posłużą do identyfikacji danej firmy i osoby sporządzającej pismo, tj.:
- podpis oraz stanowisko osoby wystawiającej pismo
- opcjonalnie w pismach kierowanych do instytucji państwowych numer NIP, REGON
- informację do kogo dane pismo jest kierowane
- telefon kontaktowy
- nazwę i adres firmy
- faktury VAT
- faktury końcowej (rozliczeniowej)
- faktury korygującej
- faktury zaliczkowej
- faktury RR (wystawianej przez nabywców produktów rolnych od rolników ryczałtowych)
- faktury pro forma (przedwstępnej)
- sumę wartości sprzedaży netto towarów albo wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz nie podlegającym opodatkowaniu
- NIP sprzedawcy i nabywcy
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- wartość sprzedaży towarów albo wykonanych usług wraz z kwota podatku, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku albo zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu
- stawki podatku
- wartość towarów albo wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez wartości podatku
- cenę jednostkową towaru albo usługi bez kwoty podatku
- nazwę towaru albo usługi
- dzień, miesiąc i rok lub miesiąc i rok sprzedaży oraz datę wystawienia i numer porządkowy faktury wraz z jej typem
- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyfrowo i słownie
- imiona i nazwiska albo nazwy lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy a także ich adresy
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów albo rodzajów wykonanych usług
