E-faktury w 2014 roku

Każdego roku wśród przedsiębiorców rośnie popularność e-faktur. Przyczyn takiego stanu rzeczy jest kilka - firmy cenią sobie wygodę takiego rozwiązania, a także to, że stosowanie dokumentów w tej przyjaznej dla środowiska formie dobrze wpływa na image marki. W pierwszych miesiącach 2013 roku wiele mówiło się o zmianach w kwestii regulacji na temat wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Modyfikacje prawne były wprowadzone, by uściślić poprzednie regulacje i uprościć zasady korzystania w obrocie gospodarczym z tej nowoczesnej formy dokumentowania sprzedaży. Czy w tym roku również coś się zmieniło w kwestii e-dokumentów? Zapraszamy do lektury.

Faktura elektroniczna w ustawie o VAT - definicja

Należy zacząć od tego, że od początku bieżącego roku moc utraciły regulacje, które do tej pory rządziły kwestią wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych. Były to:

• Rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług oraz
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W 2014 r. wszystkie przepisy powiązane z tym aspektem przetransferowano do znowelizowanej Ustawy o podatku od towarów i usług. Jej art. 2 pkt 33 mówi, że fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Taka definicja ma swoje źródło w art. 217 Dyrektywy 2006/112/WE (w brzmieniu zmienionym Dyrektywą 2010/45/UE).

Warunkiem uznania dokumentu za fakturę elektroniczną jest zawartość opisanych w regulacjach informacji. Wynika to wprost z art. 2 pkt 31 ustawy: “przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”. Poniżej przedstawiamy listę najważniejszych elementów:

• data wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwota należności ogółem.

Dowolny format elektroniczny

Obok wymogu właściwych danych jest jeszcze kwestia wystawienia oraz otrzymania e-faktury w dowolnym formacie elektronicznym. Dowolnym, to znaczy, że wystawca ma wolność wyboru. Uzasadnienie dotyczące modyfikacji wprowadzonych tą regulacją określa, że można używać ustrukturyzowanych komunikatów (na przykład XML) albo np. klasycznych e-maili z załącznikiem w formacie PDF, DOC lub CSV.

Z tego wynika, że jeśli firma wystawi daną fakturę za pomocą aplikacji księgowej, a następnie wyśle ją w formie papierowej, to zgodnie z definicją z art. 2 pkt 32 Ustawy o podatku od towarów i usług nie będzie ona stanowiła faktury elektronicznej. Z kolei w innym wypadku, gdy przedsiębiorca wystawi fakturę papierową, a później zeskanuje i wyśle jako załącznik e-mailowy, wtedy taki dokument może zostać uznany za e-fakturę - ale pod warunkiem, że wersja papierowa nie trafi do odbiorcy.

Trzeba się też pochylić nad kwestią słowa “wystawienie” w kontekście faktur elektronicznych. Można stwierdzić, że oznacza to udostępnienie jej tak, aby odbiorca mógł ją dostać. Z tego wynika, że wystawienie może być zarówno przesłaniem za pomocą poczty elektronicznej, jak i udostępnieniem danych do logowania na serwer lub serwis, z którego można daną fakturę pobrać.

Akceptacja, integralność treści, autentyczność pochodzenia oraz czytelność e-faktur od stycznia 2014

Jeśli firma chce korzystać z faktur elektronicznych, musi postarać się o akceptację takiej metody przez ich odbiorców. W zeszłym roku porzucono koncepcję wyrażania formalnej zgody, również w bieżącym takiego wymogu nie ma - w art. 106n ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług na próżno go szukać. Dlatego akceptacją może być np. ustna zgodna odbiorcy lub po prostu uiszczenie przez niego należności, która znajduje się na elektronicznej fakturze.

Obowiązkowe jest też zapewnienie czytelności, integralności treści oraz autentyczności pochodzenia, co wynika z art. 106m ustawy o VAT. W gestii podatnika leży metoda spełnienia wyżej wymienionych obligacji.

Autentyczność pochodzenia powinna być rozumiana jako pewność co do tożsamości podmiotu, który dokonuje dostawy towarów lub usług, czyli wystawiającego fakturę. Jeśli integralność treści jest zagwarantowana przez właściwy format, wtedy można stwierdzić, że nie zostały na niej zmienione wymagane dane.

W spełnieniu powyższych warunków pomocne może okazać się wykorzystanie kontroli biznesowych, ustalających wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy samym dokumentem a dostawą towarów lub realizacją usług. W ustawie można znaleźć też zapis, że dwa warunki - autentyczność pochodzenia oraz integralność treści - mogą być zrealizowane, o ile firma wystawiająca skorzysta z:

• bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 Ustawy o podpisie elektronicznym,
• elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Reasumując - w bieżącym roku nie nastąpiły żadne doniosłe dla podatników modyfikacje w kwestii wystawiania i przechowywania e-faktur. Zaobserwowano za to transfer właściwych dla tych spraw przepisów do Ustawy o podatku od towarów i usług. Forma tych regulacji została jednak niemal niezmieniona.