Przedsiębiorcy, których dochody są opodatkowane podatkiem progresywnym lub liniowym mogą wybrać dwie metody rozliczania kosztów w KPiR. Pierwsza - zwana memoriałową - wymaga od właściciela firmy większego zaangażowania - oddzielania kosztów pośrednich od bezpośrednich. Druga, uproszczona (dawniej zwana kasową) - jak sama nazwa wskazuje - ma ułatwić przedsiębiorcy rozliczenia, dlatego opiera się na bardzo podstawowych metodach rozliczania kosztów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Czy o fakcie wybrania jednej z nich należy poinformować urząd skarbowy? Czy przedsiębiorca powinien gdzieś zgłosić zmianę metody rozliczania kosztów w KPiR? Kiedy można takiej zmiany dokonać?
Metody rozliczania kosztów w KPiR
Metoda memoriałowa, jak zostało już wspomniane na początku, wymaga od przedsiębiorcy oddzielenia kosztów pośrednich od bezpośrednich. Jest to bardzo ważne, ponieważ od klasyfikacji danego wydatku zależy, kiedy będzie on ujęty w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Co dokładnie oznacza takie rozróżnienie?
Otóż przedsiębiorca stosujący metodę memoriałową w ewidencjonowaniu kosztów musi oddzielać wydatki bezpośrednio związane z przychodem uzyskiwanym w danym roku (ewidencjonuje się je w roku, w którym zostały osiągnięte związane z nimi przychody) od wydatków pośrednio z nim związanych (które zalicza się do kosztów w dniu wystawienia faktury, chyba że dotyczą przełomu roku, jak np. polisa ubezpieczeniowa samochodu).
Za koszt pośrednio związany z przychodem można uznać np. wydatki na służbowy telefon, czy też paliwo do samochodu firmowego. Natomiast wydatki bezpośrednio z nim związane to przykładowo zakup materiałów lub usług, które mają stanowić składnik towaru lub innej usługi świadczonej przez podatnika.
Metoda uproszczona rządzi się innymi zasadami. Zgodnie z nią wydatki powinny zostać ujęte w KPiR w roku podatkowym, w którym zostały poniesione, bez względu na to, z którego okresu przychodu dotyczą. W tym wypadku przedsiębiorca nie musi rozdzielać kosztów pośrednio od bezpośrednio związanych z uzyskiwanym przychodem - wszystkie traktuje się w jednakowy sposób.
Czy trzeba informować urząd o wybranej metodzie rozliczania kosztów?
O tym, zgodnie z którą metodą - memoriałową czy uproszczoną - będą ujmowane koszty w KPiR, decyduje sam podatnik. Co ważne, z przepisów podatkowych nie wynika obowiązek informowania organów podatkowych o tym, którą z nich przedsiębiorca stosuje. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych ani Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów nie wskazują również, iż podatnik musi stosować jedną metodę ewidencjonowania kosztów przez cały okres prowadzenia działalności.
Oznacza to, że istnieje możliwość dokonania zmiany w zakresie rozliczania firmowych wydatków w KPiR z metody uproszczonej na memoriałową i odwrotnie. Ważne jest, by jedna z nich była stosowana konsekwentnie przez cały rok podatkowy. W związku z powyższym przejścia na drugą metodę można dokonać wyłącznie wraz z początkiem nowego roku.
Przez wzgląd na fakt, iż podatnik nie jest zobligowany do informowania urzędu skarbowego o tym, według której metody prowadzi ewidencję kosztów w KPiR, również jej zmiana nie powoduje konieczności powiadomienia organu skarbowego.
