Potwierdzenie odbioru faktury korygującej wymagane jest w sytuacji, kiedy doszło do zmniejszenia podstawy opodatkowania, stwierdzono pomyłkę w kwocie podatku na fakturze oraz w przypadku wykazania wielkości podatku wyższej niż należna.
Jak wynika z art. 29 ust. 1 pkt. 4a ustawy o VAT w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Jednak, kiedy otrzymanie potwierdzenia nastąpiło po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, wówczas podatnik może uwzględnić korektę faktury dopiero w okresie rozliczeniowym, w którym takie potwierdzenie uzyska.
Przepis ten stosuje się również w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia korekty faktury do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna (art. 29 ust. 1 pkt. 4c).
Istnieją także pewne sytuacje, w których nie jest wymagane posiadanie potwierdzenia odbioru. Dotyczy to w szczególności:
- eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
- dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
- sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT;
- pozostałych przypadków, jeżeli w wystawionej fakturze, do której odnosi się korekta, nie wykazano kwoty podatku.
Co istotne, ani organy podatkowe ani przepisy ustawy o VAT nie określiły jednoznacznie jak ma wyglądać forma omawianego potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Zostanie ono zaakceptowane pod warunkiem możności ustalenia bez żadnych wątpliwości, że korekta faktycznie została dostarczona w danym terminie. Ogólnie przyjęło się, że potwierdzeniem może być:
- potwierdzenie odbioru przesyłki poleconej przez adresata,
- pisemne odrębne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej,
- zwrotnie przesłana kopia podpisanej faktury korygującej,
- fax potwierdzający odbiór faktury korygującej,
- potwierdzenie przesłane drogą elektroniczną,
- potwierdzony odbiór faktury korygującej przesłany drogą elektroniczną.
Niestety zdarzają się przypadki, w których próba uzyskania potwierdzenia odbioru kończą się niepowodzeniem. Wówczas organy podatkowe pozwalają na obniżenie podstawy opodatkowania: “Dopiero w sytuacji, gdy uzyskanie takiego rodzaju potwierdzenia w rozsądnym terminie jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione, Wnioskodawca po wykazaniu że dochował należytej staranności w celu upewnienia się, że nabywca jest w posiadaniu faktury korygującej lub też że zapoznał się z taką fakturą oraz, że dana transakcja została rzeczywiście zrealizowana w określonych w korekcie faktury warunkach, będzie uprawniony do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania.” (interpretacja indywidualna z dnia 22.10.2012 r., sygn. IPPP1/443-356/10/12-5/S/ISZ - Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie).
Jednak z powyższej możliwości można skorzystać posiadając odpowiednie dokumenty: “Zatem w przypadku, gdy Wnioskodawca będzie dysponował informacjami, które będzie mógł zaprezentować właściwym organom podatkowym, z których będzie można wywieść, że kontrahent - nabywca - zapoznał się z treścią faktury korygującej odzwierciedlającej faktyczny przebieg zdarzeń gospodarczych oraz podejmował próby otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę, spełniony zostanie wymóg z art. 29 ust. 4a ustawy i będzie On uprawniony do obniżenia podstawy opodatkowania w deklaracji podatkowej za dany okres, w którym uzyska stosowne informacje.
W tym celu dopuszczalne są wszelkie formy, które będą jednoznacznie potwierdzały, że Wnioskodawca dochował należytej staranności aby upewnić się, że kontrahent jest w posiadaniu korekty faktury i że zapoznał się z nią, oraz że przedmiotowa transakcja została faktycznie zrealizowana na warunkach określonych w danej korekcie faktury.” (interpretacja indywidualna z dnia 22.10.2012 r., sygn. IPPP1/443-356/10/12-5/S/ISZ - Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie).
