Przedsiębiorcy często wyjeżdżają służbowo do innych miast w celu np. spotkania się z klientem, który posiada swoją siedzibę w innej miejscowości. Związku z tym ponoszą oni przeróżne wydatki związane z wyjazdem służbowym w tym również wydatki za nocleg w hotelu. I tu rodzi się pytanie: czy faktura za hotel może zostać zaksięgowana w koszty firmowe?

Jak powinna zostać zaksięgowana faktura za hotel?

Jeżeli faktura za hotel zawiera elementy wymienione w art. 106e pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli:

  • datę wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawkę podatku;
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwotę należności ogółem;

może stanowić podstawę ujęcia jej w księdze przychodów i rozchodów. Związku z tym powinna zostać zaksięgowana w kolumnie 13 “pozostałe wydatki” w kwocie brutto.

Faktura za hotel a odliczenie podatku VAT

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 “obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika: usług noclegowych i gastronomicznych”. Związku z tym nie ma znaczenia czy wydatek poniesiony na hotel miał związek z działalnością opodatkowaną czy też nie gdyż zgodnie z powyższym – odliczenie VAT nie przysługuje. Jednakże, istnieje pewien wyjątek, a mianowicie jeśli usługa noclegowa jest jednym ze składników dotyczących innej usługi o charakterze kompleksowym, która jest niepodzielna np. usługi organizacji konferencji. Wówczas w takim przypadku występuje prawo do pełnego odliczenia podatku VAT.

Faktura za hotel z dodatkową opłatą za parking hotelowy

Niekiedy zdarza się, że do pozycji faktury za hotel została ujęta opłata za parking. Od poprawnego ujęcia jej w księdze przychodów i rozchodów zależy wiele czynników. Otóż, jeśli pojazd jest:

  • rozliczany w ramach kilometrówki dla celów PIT - opłata parkingowa trafi wówczas do KPiR w limicie kilometrówki, czyli sumy przejechanych kilometrów pomnożoną o współczynnik za jeden kilometr ustalany przez Ministra Finansów
  • firmowym środkiem trwałym lub używany  jest na podstawie umowy leasingu możemy ująć pełną kwotę wydatku do kosztów.
Ważne! Opłata za parking nie została ujęta w art 23. Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych związku z tym, może stanowić koszt firmowy, a co za tym idzie powinna zostać zaksięgowana w kolumnie 13 KPiR. Należy jednak pamiętać, że w razie ewentualnej kontroli, to na przedsiębiorcy leży ciężar udowodnienia związku poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością.

Kolejną ważną kwestią jest to czy można od tego wydatku odliczyć podatek VAT. Jeśli pojazd, którego dotyczy wydatek jest samochodem osobowym i będzie wykorzystywany w działalności gospodarczej i prywatnie podatnikowi przysługuje prawo odliczenia 50% VAT od wydatków związanych z pojazdem. Natomiast jeśli pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w celu prowadzenia działalności, został zgłoszony do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26, prowadzona jest do niego kilometrówka dla celów VAT oraz został stworzony regulamin użytkowania w firmie, przedsiębiorca będzie mógł odliczyć 100% VAT od poniesionego wydatku na parking. Zobacz też: