Przedsiębiorcy wyjeżdżający często w podróże służbowe korzystają z usług noclegowych. Czy mają prawo zaliczyć w ewidencji fakturę za nocleg jako wydatek poniesiony w celach działalności? Zapraszam do dalszej części artykułu, gdzie znajdziemy odpowiedź na to pytanie!

Faktura za nocleg jako dowód kosztu poniesionego w ramach działalności

Aby zakwalifikować dany wydatek do kosztów uzyskania przychodu, według ustawy o podatku dochodowym, koszt musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu, gdzie wyjątek stanowią wydatki ujęte w art. 23 (nie zawierają się w nim usługi hotelowe). Dodatkowo wydatek ten należy odpowiednio uzasadnić i udokumentować, w razie kontroli z urzędu skarbowego. W przypadku usług hotelowych jest to o tyle trudne, że bez odpowiedniego wyjaśnienia, koszty tego rodzaju można uznać za wydatek w celach prywatnych. Jeśli wyjazd miał charakter służbowy, przedsiębiorca, co do zasady, ma prawo uznać wydatki za nocleg jako koszt w celu osiągnięcia przychodu.

Faktura za nocleg a podatek VAT Faktura za nocleg zostaje ujęta w 13 kolumnie KPiR, tj. Pozostałe wydatki. Księgowana jest w kwocie brutto, ponieważ według ustawy o VAT (Art. 88 ust. 1 pkt 4) “Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych (...)”. Co do zasady więc, przedsiębiorca powinien zaksięgować faktury za nocleg  w kwocie brutto w przypadku faktur krajowych jak i zagranicznych.

W przypadku faktur za nocleg spoza kraju (płatnych w innej walucie) mogą występować różnice kursowe. Przy księgowaniu takiej faktury należy przyjąć kurs waluty z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Różnice będą miały miejsce, gdy zapłata za usługi nastąpi w innej dacie niż data ujęcia w kosztach. Wówczas należy wyliczyć wartość zapłaty według kursu z dnia poprzedzającego zapłatę za usługę, a następnie wyliczyć różnicę między obiema wartościami, która określi dodatnie lub ujemne różnice kursowe. Księgowane są one później w KPiR odpowiednio w kolumnie 8 - “Pozostałe przychody” lub w kolumnie 13 - “Pozostałe wydatki”. Przykład 1. Pani Jolanta wyjechała w podróż służbową (w obrębie kraju) na kilka dni, gdzie korzystała z usług hotelowych. Przy wykwaterowaniu otrzymała fakturę za nocleg. Czy Pani Jolanta ma możliwość odliczenia podatku VAT z otrzymanej faktury? Jak ująć wydatek za usługi noclegowe w KPiR? Pani Jolanta nie może odliczyć podatku VAT, ponieważ według przepisów, kwota z faktury za nocleg musi być zaksięgowana w kwocie brutto. Trafi ona do kolumny 13 KPiR - “Pozostałe wydatki”. Zobacz też: