Kasą fiskalną zwiemy urządzenie elektroniczne, rejestrujące sprzedaż detaliczną wraz z należnym jemu podatkiem VAT. Obowiązek posiadania takiej kasy posiada każdy zbywający, będący płatnikiem podatku VAT oraz zbywający swoje towary na rzecz:

• osób fizycznych, które są podatnikami VAT, dokonujących zakupy niezwiązane z działalnością,
• osób fizycznych , niebędących płatnikami podatku VAT,
• rolników ryczałtowych, dokonujących zakupów zarówno dla własnych potrzeb, jak i dla potrzeb działalności,


Sprzedawca taki winien rejestrować swój utarg za pomocą kasy rejestrującej, jeśli przewyższy on wartość krańcową, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obligatoryjnie muszą to robić sprzedawcy, którzy w swoim asortymencie posiadają alkohol lub papierosy.

Cały asortyment, będący na stanie sklepu, zaprogramowany jest na kasie fiskalnej. Kasa zapamiętuje ich cenę, nazwę i stawkę PTU, za pomocą odpowiedniego znakowania (często kreskowego). Po jego sczytaniu, produkt odszukiwany jest w pamięci i zapisywany na taśmie. Automatycznie również zmianie ulega stan magazynowy sklepu – zmniejsza się liczba towaru o towar sczytany. Kasa fiskalna koduje pierwowzór i kopię paragonu – jedną klientowi, drugą do archiwum. Rolki archiwum kasy powinny być przetrzymywane przez okres pięciu lat w suchym, zimnym miejscu. Jest to konieczne w przypadku nietrwałego druku, który łatwo zanika podczas przechowywania.

Raz dziennie przedsiębiorca zmuszony jest do robienia na zakończenie dnia tzw. raportu dziennego fiskalnego. Jest to zamknięcie dnia pracy oraz utargu z tego dnia. Raporty dzienne są kodowane w pamięci kasy fiskalnej, którą w nienaruszonym stanie (bez śladów otwierania, modyfikacji itp.) należy przetrzymywać przez 5 lat oraz przedstawiać na każdą prośbę odpowiedniego organu kontrolnego.

Wszystkich przeglądów i napraw, może dokonywać jedynie licencjonowany dostawca kas rejestrujących, posiadający wszystkie uprawnienia. Takie zdarzenia zapisywane są w specjalnej księdze, którą również pokazuje się adekwatnemu organowi podczas kontroli.

Po zakupie, kasa działa w trybie szkolenia, dlatego można bez problemu sprawdzić wszystkie jej opcje, wprowadzić towar, podszkolić siebie i pracowników. Dopiero po wpisaniu w jej pamięć NIPu działalności gospodarczej, wszystkie wprowadzane dane, kodowane są w pamięci kasy fiskalnej.