Każdy przedsiębiorca wykorzystujący w ramach działalności gospodarczej pojazd niestanowiący środka trwałego ani przedmiotu leasingu, zobowiązany jest do prowadzenia tzw. kilometrówki, a więc ewidencji przebiegu pojazdu. Jakie są zasady jej tworzenia oraz, co powinna zawierać? Zgodnie ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych i odpowiednio ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wydatki z tytułu użytkowania nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego dla potrzeb własnej działalności podatnika - w części przewyższającej kwotę wynikającą z pomnożenia ilości kilometrów faktycznego przebiegu samochodu oraz kwoty za 1 km przebiegu, określonej w przepisach- nie stanowią kosztów uzyskania dochodów. Wszystkie wyjazdy służbowe należy umieszczać w ewidencji przebiegu pojazdów.

Kilometrówka -  rozliczenie

Stawki kwot dzielą się w zależności od pojemności silnika :
  • dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
  • dla samochodu osobowego o pojemności silnika ponad 900 cm3 - 0,8358 zł.
Ewidencjonowanie jest obowiązkowe również w przypadku pojazdów używanych w ramach zawarcia umowy najmu, dzierżawy i użyczenia. Wyjątek stanowią jedynie pojazdy osobowe użytkowane na podstawie leasingu finansowego. W sytuacji braku ewidencji przebiegu pojazdu, koszty ponoszone z powodu korzystania z samochodu na cele podatnika nie są kosztem pozyskania przychodu. Nie można zapominać, że ewidencjonowanie przebiegu pojazdu nie jest dowodem zaświadczającym poniesienie kosztów. Określa wyłącznie ograniczenie wydatków, które mogłyby być kwalifikowane jako koszty. Gdy pracodawca ma zamiar obliczyć wysokość kilometrówki, może zrobić to za pomocą kalkulatora udostępnionego w Internecie. Błyskawicznie i łatwo wyliczy on wartość kilometrówki na bazie wpisanych kilometrów i stawek ustawowych. Ewidencję przeprowadza się odrębnie dla każdego samochodu. Powinna ona zawierać co najmniej następujące dane:
  • nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,
  • jej adres zamieszkania,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę,
  • cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd–dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikające z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Podatnik powinien jednak zawsze potwierdzić na koniec każdego miesiąca przebieg pojazdu wynikający z ewidencji.