Kilometrówka jest narzędziem, dzięki któremu możliwe jest wprowadzenie do kosztów firmowych wydatków poniesionych na prywatny samochód osobowy, wykorzystywany w firmie. Składa się ona z dwóch podstawowych "stron" - jedna z nich dotyczy właśnie poniesionych wydatków, druga - przejechanych tras.
Pokonane w celach służbowych trasy stanowią podstawę zaliczania wydatków do kosztów. Przedsiębiorca powinien skrupulatnie obliczać, jaką ilość kilometrów w danym miesiącu przejechał samochodem, aby pozałatwiać służbowe sprawy. Ilość tych kilometrów należy następnie pomnożyć przez specjalny, przewidziany w przepisach współczynnik. W zależności od pojemności silnika, wynosi on:
- silnik do 900 cm3 - 0,5214 zł,
- silnik powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.
Wyliczona suma stanowi w danym miesiącu limit wydatków na samochód, które mogą zostać zaliczone w koszty. Do wydatków na prywatny samochód w firmie można zaliczyć przede wszystkim paliwo, ale poza nim także inne rzeczy - jak. np płyny, oleje, ubezpieczenie itp. Wydatki w ramach kilometrówki są zaliczane do księgi przychodów w jednej kwocie - na koniec miesiąca. Natomiast to nie miesiąc, ale rok podatkowy stanowi w praktyce okres rozliczeniowy dla kilometrówki. Oznacza to, że jeśli w danym miesiącu pozostanie nadwyżka limitu do rozliczenia albo przeciwnie, wydatków które należy zaliczyć do kosztów, to to zostanie ona przeniesiona na kolejny miesiąc.
