Faktury wystawia się ją do siedmiu dni od dnia sprzedaży lub zakończenia dostawy towaru albo wykonania usługi. W przypadku usług świadczonych w sposób ciągły, w długim okresie czasu, fakturę należy wystawić na zakończenie okresu rozliczeniowego - w praktyce oznacza to najczęściej jeden miesiąc.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie m. in. wystawiania faktur, na takim dokumencie powinny znajdować się następujące elementy:
- data jej wystawienia,
- kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, a w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3 ustawy o VAT - numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, poprzedzony kodem PL,
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, a w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3 ustawy - numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany dla podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego,
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
- miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkową netto),
- kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawka podatku,
- suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwot podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- kwota należności ogółem.
