Zgodnie z prawem przedsiębiorca może skorygować fakturę pierwotną w przypadku:
- udzielenia rabatu już po wystawieniu dokumentu,
- podwyższenia ceny - zwiększenie należności,
- pomyłki w stawce bądź kwocie VAT,
- pomyłki w cenie,
- pomyłki w innej pozycji wystawionej faktury (np. ilości sprzedanych towarów/usług czy pomyłki w danych dotyczących stron transakcji).
Znacznym ułatwieniem dla każdej osoby prowadzącej działalność z pewnością jest wprowadzona zmiana obowiązująca od stycznia 2013 roku w sprawie wystawiania faktur korygujących. Polega ona na zwolnieniu z obowiązku podawania na korekcie kwot z faktury pierwotnej, a umieszczanie jedynie kwot poprawionych o zmienionych wartościach. Takie działanie jest pomocne w szczególności, jeżeli chodzi o faktury z wieloma pozycjami bądź faktury zbiorcze. Zbiorcza faktura korygująca może być wystawiona do więcej niż jednej faktury pierwotnej, co oznacza, że jedna taka faktura może korygować kilka, a nawet kilkadziesiąt wystawionych wcześniej dokumentów.
Kwestia wystawiania faktur zbiorczych korygujących w przypadku udzielenia zniżki na zakupione towary i materiały, została uregulowana w ww. rozporządzeniu. Jeżeli podatnik udziela rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca powinna zawierać:
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
- dane określone w § 5 ust. 1 pkt 3 i 4,
- okres, do którego odnosi się udzielany rabat,
- kwotę udzielonego rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego.
Jednak w przepisach prawa nie ma nic wspomniane na temat wystawiania faktur korygujących w sytuacjach innych niż udzielenie rabatu. Są to kwestie wielokrotnie poruszane w interpretacjach podatkowych, ponieważ prawo nie zabrania wystawiania faktur korygujących, a jednocześnie nie reguluje sytuacji innych niż udzielanie zniżek. Zatem, aby zbiorcza korekta została uznana za prawidłową, musi spełniać wymogi wspomnianego rozporządzenia oraz zawierać wszystkie niezbędne elementy w nim określone. Należy wyszczególnić wszystkie numery faktur pierwotnych, tak aby możliwe było jednoznaczne przypisanie do nich korygowanych pozycji oraz kwot.
Nie istnieją również przepisy zabraniające wystawiania faktur korygujących odnoszących się do faktur pierwotnych z więcej niż jednego miesiąca. Zatem nic nie stoi na przeszkodzie, żeby korekty zbiorcze dotyczyły sprzedaży dla jednego kontrahenta np. z całego roku.
Podsumowując, jeśli zbiorcza faktura korygująca: spełnia wymogi rozporządzenia MF w sprawie wystawiania faktur, zawiera wszystkie elementy obowiązujące dla faktur korygujących oraz jednoznacznie określa - jakiego okresu rozliczeniowego dotyczą jej poszczególne pozycje i pozwala na przypisanie ich do odpowiednich faktur pierwotnych, to wystawienie takiej faktury można uznać za prawidłowe.
