Właściciel działalności gospodarczej jest zobowiązany do sporządzania w określonych terminach listy płac, która obejmuje podstawowe elementy wypłaty. Lista płac może zawierać elementy dotyczące pensji jednego albo kilku zatrudnionych.
Jeżeli lista płac zawiera informacje dotyczące kilku zatrudnionych, wtedy na każdej stronie należy umieścić podsumowanie poszczególnych kolumn. W ten sposób otrzymuje się sumę do przeniesienia na następną stronę listy płac.
Dobrze jest przypomnieć sobie przez zrobieniem listy płac, że wynagrodzenie podstawowe zawiera kilka składników: dodatków do pensji, premii uznaniowej albo premii regulaminowej. Jeśli zatrudniony nie otrzymuje dodatków, to wynagrodzenie podstawowe jest jednym, odrębnym składnikiem pensji. Wtedy kwota powinna być opisana w umowie podpisanej pomiędzy pracodawcą a zatrudnionym i nie może być ona mniejsza niż minimalne wynagrodzenie.
Oprócz tego, należy dodać, że istnieją dwa modele listy płac. Jedna zawiera kolumnę dotyczącą zasiłków z ubezpieczenia społecznego, a druga wersja jej nie obejmuje. Właściciel przedsiębiorstwa powinien wybrać wariant listy płac zależnie od liczby osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie.
Liczbę osób zatrudnionych wyznacza się na dzień 30 listopada wcześniejszego roku kalendarzowego. Jeśli przedsiębiorca angażuje do pracy więcej niż 20 osób na pełen etat, to ustala prawo do zasiłków i ich wartość. Oznacza to, że powinien wybrać listę płac z kolumną przeznaczoną do wypłat zasiłków z ubezpieczenia chorobowego. Natomiast jeżeli pracodawca angażuje do pracy mniej niż 20 osób na cały etat, nie musi robić listy płac z kolumną przeznaczoną na zasiłki chorobowe, macierzyńskie i opiekuńcze.
