Zgodnie z zasadą ogólną kosztami uzyskania przychodów są wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodu, z wyjątkiem wydatków zamieszczonych w art. 23 ustawy o PIT. Podatnik, który prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów ma do wyboru jedną spośród dwóch metod ujęcia kosztów: kasową (uproszczoną) i memoriałową.

Moment ujęcia kosztów - metoda kasowa

Metoda uproszczona polega na tym, że koszty ujmowane są wyłącznie w roku podatkowym, w którym zostały poniesione. W przypadku podatników prowadzących PKPiR za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu, który może być podstawą do zaksięgowania wydatku. Przedsiębiorcy, którzy dokonają wyboru tej metody mogą więc uwzględnić koszty poniesione w danym roku podatkowym nawet wtedy, kiedy poniesienie danego wydatku przyniesie przychód dopiero w latach kolejnych. Istotne jest to, że uproszczenie, którym charakteryzuje się metoda kasowa, nie odnosi się do wszystkich wydatków. Wyjątkiem są między innymi wynagrodzenia czy składki ZUS - one co do zasady mogą stanowić koszt w miesiącu, w którym są należne tylko pod warunkiem. że zostaną zapłacone.

Moment ujęcia kosztów - metoda memoriałowa

Ustawodawca daje podatnikowi także możliwość ewidencjonowania kosztów metodą memoriałową. Metoda ta wybierana jest dobrowolnie. Co do zasady koszty należy ujmować również w dacie ich poniesienia. Różnica polega jednak na tym, że konieczne jest podzielenie kosztów na:

  • koszty bezpośrednie - są to koszty bezpośrednio związane z osiąganymi przychodami (mają bezpośredni wpływ na osiąganie przychodów),
  • koszty pośrednie - są pośrednio związane z osiągniętym przychodem, są trudne do przyporządkowania do określonego przychodu (związane z ogółem prowadzonej działalności).

Koszty bezpośrednie co  do zasady rozlicza się w momencie, w którym powstaje odpowiadający im przychód. Problem może pojawić się na przełomie roku. Bowiem koszty poniesione w danym roku podatkowym są potrącane w roku, w którym podatnik osiągnął odpowiadające im przychody. Z kolei koszty pośrednie potrącane są w momencie poniesienia kosztu, tj. wystawienia faktury czy rachunku. Księgowanie takich wydatków różni się jednak w momencie, kiedy koszt dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy. W takim przypadku, kiedy podatnik nie jest w stanie określić jaka część wydatku dotyczy danego roku podatkowego, wówczas należy ująć je w KPiR proporcjonalnie do okresu, którego dotyczą. Przykład 1. Podatnik ewidencjonujący koszty metodą memoriałową otrzymał fakturę za wodę. Faktura została wystawiona w grudniu, jednak obejmuje opłaty za grudzień oraz styczeń roku następnego. Wartość faktury wynosi 200 zł. Faktura dokumentuje koszt pośredni, stąd część kosztów dotycząca grudnia powinna zostać zaksięgowana w miesiącu grudniu, a ta część, która dotyczy stycznia powinna zostać ujęta w KPiR w styczniu.

Moment ujęcia kosztów a zakup towarów handlowych

Ważną kwestią jest również ujmowanie w KPiR zakupionych towarów handlowych. Zgodnie z przepisami podatnik ma obowiązek ujęcia towarów w kosztach zaraz po ich otrzymaniu, najpóźniej przed ich sprzedażą lub przekazaniem do magazynu. Zasada ta dotyczy zarówno podatników, którzy moment ujęcia kosztów rozpoznają za pomocą metody uproszczonej, jak i tych korzystających z metody memoriałowej. Zakup towarów handlowych należy uwzględnić w kolumnie 10. KPiR “Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych” wg cen zakupu.