Faktura VAT jest dokumentem handlowym, dokumentującym operację gospodarczą, między sprzedającym a kupującym. Zobowiązanie używania faktur VAT definiuje Ustawa z dn 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, nazywana ogólnie 'Ustawą o VAT'.

Na uwadze mieć należy, iż faktury powinno się wystawić najpóźniej z chwilą powstania obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednakże niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Standardy te nie dotyczą wystawiania faktur VAT w temacie dystrybucji energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, jeśli faktura zawiera dane, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

Do najchętniej wystawianych faktur kwalifikujemy: Faktura VAT marża to dokument, który stosują ci, którzy upoważnienie są do rozliczania podatku zgodnie z procedurą marża. Procedurę tę stosują np. podatnicy świadczący usługi z zakresu turystyki jak również ci, którzy świadczą usługę dostawy towarów używanych. Zgodnie z ustawą o VAT, marża to różnica między kwotą należności, jaką powinien uiścić nabywca usługi lub produktu, a ceną, jaką zapłacił podatnik towarów lub usług zakupując je od innych płatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem znacznie bardziej uproszczonym, niż zwykła faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:


- wartość sprzedaży netto,
- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki,
- cena jednostkowa netto,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- stawka podatku

Płatnicy nie muszą wykazywać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują jedynie:


- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- adresy,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy,
- nazwę towaru lub usługi,
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług

Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany towar lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Jeżeli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- stawkę podatku,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury,
- kwotę podatku,
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy

W przypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po wydaniu] towaru lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości towarów lub usług w tym przypadku, zmniejsza się o wartość otrzymanych części należności, natomiast wartość podatku zmniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna obejmować numery faktur wystawionych przed zbyciem produktów lub wykonaniem usługi.

W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.

Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.

Faktura pro forma mieści w sobie te same komponenty, co faktura handlowa, wyróżnia ją jedynie oznaczenie 'Faktura pro forma' zamiast 'Faktura VAT'. Na uwadze mieć, że faktura pro formy nie zwalnia podatnika z powinności wystawienia faktury na zasadach ogólnych, bowiem sama nie stanowi potwierdzenia dokonania transakcji. Nie jest zatem zgodnie z ustawą dowodem księgowym, a co za tym idzie płatnik nie ma sposobności ujęcia jej w ewidencji zakupów, rejestrach VAT a także w konsekwencji w deklaracjach VAT.

W handlu faktura pro forma spełnia funkcję pewnego rodzaju oferty transakcji sprzedaży (towarów lub usługi). Spełnia ona funkcję informacyjną, za sprawą tego, że za jej pomocą sprzedawcy przybliżają kontrahentom warunki umowy sprzedaży. Oznacza to strony kontrahentów, przedmiot sprzedaży, cenę i termin zapłaty. W dodatku faktura pro forma może zostać uznawana jako dowód odebrania zlecenia, zaś dla osoby zamawiającej może być informacją o konieczności wpłacenia zaliczki przed odbiorem towaru lub świadczeniem usługi.