Należyta staranność a koszty podatkowe - najważniejsze informacje

Podczas prowadzenia działalności gospodarczej mogą mieć miejsce różne zdarzenia losowe. W takich sytuacjach o możliwości zaliczenia powstałych z tego tytułu strat decyduje należyta staranność.

Należyta staranność - definicja

Przepisy podatkowe nie zawierają definicji należytej staranności. Przyjmuje się, że polega ona na działaniu, które świadczy o tym, że ktoś zrobił wszystko, aby wykonać swoje zadanie jak najlepiej. Zgodnie z art. 355 Kodeksu cywilnego dłużnik obowiązany jest do staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju (należyta staranność).

Należytą staranność dłużnika w zakresie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej określa się przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności.

Koszty uzyskania przychodów - co do nich zaliczamy?

Definicja kosztów uzyskania przychodów ma charakter ogólny. Zgodnie z ogólną regułą kosztami podatkowymi mogą być tylko takie wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Należy zatem przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów; przy czym przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodu każdy przypadek poza wyraźnie wskazanymi w ustawie wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z przychodami i racjonalnością działania dla osiągnięcia przychodu.

Katalog wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów nie obejmuje swym zakresem strat, gdy są one niezawinione, tj. jeżeli podatnikowi nie będzie można przypisać winy przy jej powstaniu, gdy podatnik nie mógł przewidzieć powstania szkody, ani też jej zapobiec (należyta staranność została zachowana) Dlatego też każdorazowo wymagane jest przeprowadzenie szczegółowej analizy sytuacji, jaka poprzedziła powstanie straty.

Również organy podatkowe potwierdzają powyższe. Przykładem może być pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, sygn. ITPB3/4510-326/16/AD z 31 sierpnia 2016 r., gdzie możemy przeczytać:

(…) kosztem podatkowym może być tylko taka strata, która jest zdarzeniem losowym, niezależnym od woli podatnika, powodującym ubytek (szkodę) pod warunkiem, że podatnik nie przyczynia się w jakiś sposób do powstania tego ubytku lub nie ułatwia jego powstania. Jakiekolwiek zawinienie ze strony podatnika poprzez niezachowanie staranności wymaganej w danych warunkach, niedopełnienie obowiązków ciążących na podatniku w celu uniknięcia szkody, uniemożliwia przyjęcie, że powstała szkoda stanowi stratę o charakterze losowym. Dla celów podatkowych przyjmuje się, że tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując, strata powstała na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, może stanowić koszt uzyskania przychodów, jednakże musi być to strata rzeczywista i prawidłowo udokumentowana.

Właściwym dokumentem na okoliczność powstałej straty jest posiadanie protokołu szkód, który powinien określać rodzaj szkody, jej ilość, wartość, przyczynę powstania straty, podpis osób uprawnionych oraz datę. Zaistnienie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy, np. policję, sąd. Ponadto istotnym warunkiem jest, aby strata nie powstała z winy podatnika, jako np. wynik jego niedbalstw (…).

Przykład 1.

Podatnik prowadzi sklep spożywczy. W czasie pracy pił alkohol, na skutek czego nie zamknął sklepu i poszedł do domu. W nocy miało miejsce włamanie do sklepu. Podatnik nie zachował należytej staranności w zabezpieczeniu sklepu, tym samym nie może zaliczyć straty powstałej na skutek kradzieży do kosztów.

Przykład 2.

Podatnik prowadzi sklep spożywczy. W nocy miało miejsce włamanie do sklepu. Sklep zamknięty był w prawidłowy sposób. Podatnik zachował należytą staranność w zabezpieczeniu sklepu, tym samym może zaliczyć stratę powstałą na skutek kradzieży do kosztów.

Należyta staranność a prawo do odliczenia VAT

Kwestią budzącą wątpliwości w przypadku powstania strat przy zachowaniu należytej staranności jest zachowanie prawa do odliczenia VAT od utraconych rzeczy.

Z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Powyższe regulacje oznaczają, że podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony jedynie w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu. Tym samym wykluczona została możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z nabyciem towarów i usług, które nie są w ogóle wykorzystywane do czynności opodatkowanych, tj. do czynności zwolnionych od podatku VAT i czynności niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT.

Ustawa o VAT przewiduje metodę bieżącego odliczenia podatku naliczonego. Fakt późniejszego wystąpienia zdarzenia, które spowodowało zniszczenie czy utratę rzeczy, nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego związanego z zakupem tego towaru. Naturalnie pod warunkiem, iż podatnik wykazał się należytą starannością, aby zapobiec jej utracie.

Stanowisko takie potwierdzają również organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, sygn. ITPP2/443-449/11/PS, z 13 czerwca 2011 r., gdzie możemy przeczytać:

(…) ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje metodę bieżącego odliczenia podatku naliczonego. Fakt późniejszego wystąpienia zdarzenia losowego, jakim jest kradzież lub zniszczenie towaru nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego związanego z zakupem tego towaru. Należy zaznaczyć, że dla celów dowodowych fakt wystąpienia powyższego zdarzenia losowego winien być przez podatnika należycie udokumentowany. Konsekwencją powyższego jest brak obowiązku dokonywania korekty podatku naliczonego odliczonego przy nabyciu towarów handlowych czy środków trwałych, następnie skradzionych lub zniszczonych. Fakt otrzymania przez podatnika odszkodowania pozostaje bez znaczenia w przedmiotowej sprawie, bowiem odszkodowanie stanowi formę rekompensaty za poniesioną szkodę i jako nie mieszczące się w definicji odpłatnej dostawy towarów, czy odpłatnego świadczenia usług nie podlega opodatkowaniu podatkiem. Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że w świetle obowiązujących przepisów, nie ma Pan obowiązku korygowania podatku naliczonego odliczonego przy zakupie przedmiotowego samochodu (…).