Z zagadnieniem dokumentu mamy kontakt aż nadto często. Dlatego też winniśmy wiedzieć, czym w rzeczywistości jest dokument oraz w jaki sposób wykorzystywać należy przykładowe jego wzory a także szablony, które ułatwiają nam życie.
Dokumentem jest dla nas akt notarialny, dowód osobisty, świadectwo zakończenia szkoły, prawo jazy, umowa a również istotny e-mail, czy inna informacja spisana elektronicznie bądź odręcznie. W takiej gęstwinie identycznie nazywanych pism, trudno stworzyć uniwersalną definicję, która obejmowałaby wszelkie rodzaje tzw. „dokumentów”. Można mimo to stwierdzić, iż pisma, o podwyższonej randze ich istotności. W taki łatwy sposób określić można większą część znaczących pism, mimo to na uwadze mieć należy, iż nie idzie tu o istotę, czy też sentyment, który dana osoba czuje w stosunku do pisma, lecz znaczenie dla większej liczby osób, urzędu/ów, jednostek państwowych, czy religijnych. Takie odróżnienie również nie wyczerpuje sprawy, mimo to pozwala nakreślić niejakie zagadnienia o pismach.
Budowanie dokumentu, w zależności od jego złożoności, może stać się rzeczą czasochłonną, stąd też często używa się w niniejszym celu różnego typu wzory i szablony. Korzyścią wynikającą z ich zastosowania jest między innymi oszczędność czasu, który możemy zużyć w innych celach. To także uproszczenie pewnych trybów, które wypływają m.in. ze znajomości tworzenia pism prawnych, czy reguł tworzenia dokumentów w ogóle. Czym zatem są wzory i szablony?
Można powiedzieć, że są to określone schematy, w myśl których można w dosyć prosty i szybki sposób utworzyć inne, zbieżne pismo urzędowe, bądź inne. W przypadku szablonów, mamy tutaj do czynienia z wypełnianiem przygotowanych uprzednio pól edycji, po których wypełnieniu powstaje dokument. Jest to niezmiernie przydatne w pracy na stanowisku urzędowym, lub takiej, w której do czynienia mamy z serią, albo powtarzaniem się dokumentów o tym samym znaczeniu. Wzorem natomiast możemy nazwać dokument, na przykładzie którego można utworzyć całkowicie nowy dokument. Taki rodzaj schematu wymaga od twórcy nowego dokumentu nieco więcej uwagi i zaangażowania, ponieważ dane uwzględnione we wzorze nie są przepisywane co do słowa, a jedynie przypasowywane do określonej sytuacji.
Warto zatem korzystać z uproszczeń, jakie proponują nam wzory i szablony. W ten sposób bardzo prosto i szybko stworzymy odpowiedni typ dokumentu.
