Szablon dokumentu to baza dla tworzonych kolejno kopii dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w przedsiębiorstwie.
Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i dodatkowo niektóre elementy dokumentu. Ma na celu ułatwić edytowanie dokumentu. Korzystając z opracowanego wzorca, nie musimy przygotowywać dokumentu za każdym razem. Korzystamy z jego bazowej opcji. Uzupełniamy tylko dane w polu jego edycji. W tym wypadku przyspieszamy i znacznie ułatwiamy pracę związaną z opracowaniem danego dokumentu. Tyczy się to szczególnie tych dokumentów ,które najczęściej są nam potrzebne. Wśród nich m.in. :
- potwierdzenie odbioru,
- faktury ,
- umowy o pracę,
- rachunki,
- potwierdzenia zapłaty,
- umowy zlecenia,
- wezwania do zapłaty,
- umowy o dzieło.
Przykładem są także faktury abonamentowe w rachunkowości. W tym przypadku specjalny program do faktur, wystawia automatycznie faktury na zasadzie szablonu.
Szablony można, a nawet powinno się modyfikować, by były zgodne z systemem identyfikacji wizualnej własnego przedsiębiorstwa. Dlatego też kluczowe jest zamieszczenie na nich logo i użycie konkretnego stylu, wyglądu i czcionki. W tym momencie dokumenty firmowe nabiorą spersonalizowanego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie powinno się przesadzać z nadmierną kolorystyką i wymyślną stylistyką odpowiedniego dokumentu. Szablony powinny być jasne i czytelne.
