Podróż służbowa pracownika, czyli delegacja w niektórych przedsiębiorstwach jest koniecznością i wynika ze specyfiki prowadzonej działalności. Podróże te dotyczą coraz większej grupy pracowników. Jednak wysyłając pracownika w delegację pracodawca musi pamiętać, że należy ją prawidłowo udokumentować.
Kiedy ma miejsce podróż służbowa?
Warunkiem uznania wyjazdu pracownika za podróż służbową jest opuszczenie przez niego miejscowości, w której znajduje się firma lub jego miejsce pracy. Natomiast sam wyjazd musi mieć związek z obowiązkami wypełnianymi przez pracownika w ramach stosunku pracy. Ponadto na podróż służbową zwierzchnik danego pracownika musi wydać polecenie wyjazdu.
Polecenie wyjazdu powinno zawierać takie elementy jak:
- podstawowe dane pracownika,
- miejsce wyjazdu i miejsce, do którego pracownik został delegowany,
- cel podróży,
- środki transportu jakimi pracownik poruszał się podczas trwania delegacji,
- zaliczkę na koszty podróży.
Czy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów delegacji?
Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje zwrot poniesionych kosztów za następujące wydatki:
- przejazdy środkami transportu - zarówno w miejscu odbywania podróży, jak i koszt dojazdu i powrotu z miejsca odbywania delegacji,
- noclegi,
- inne wydatki, których poniesienie było niezbędne w trakcie trwania delegacji.
Podróż służbowa a przysługująca dieta
Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje, tzw. dieta. Ma ona na celu pokryć podwyższone koszty wyżywienia pracownika, który przebywa w delegacji.
Obecnie wysokość krajowej diety wynosi 30 zł za dobę.
Jeśli podróż trwała nie dłużej niż dobę:
- do 8 godzin - dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety.
Jeśli podróż trwała dłużej niż dobę to za każde 24 godziny przysługuje pełna wartość diety, czyli 30 zł za każdą dobę trwania delegacji.
Za rozpoczętą ale niepełną dobę delegacji pracownikowi należy się dieta:
- do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
- powyżej 8 godzin - przysługuje pełna wartość diety.
Jeśli jednak pracodawca zapewnił pracownikowi darmowe wyżywienie, wówczas pieniężny ekwiwalent za dietę - nie przysługuje.
Rozliczenie kosztów delegacji
Rozliczenie kosztów podróży służbowej powinno nastąpić w przeciągu 14 dni od zakończenia delegacji. Jako dokumenty potwierdzające poniesione wydatki pracownik może przedstawić pracodawcy takie dokumenty jak: faktury, rachunki, czy też bilety. Jeśli zaś poniesionego wydatku pracownik nie może potwierdzić tymi dokumentami to składa pisemne oświadczenie o wydatku i powodach braku jego udokumentowania.
Natomiast przedsiębiorca wydatki związane z delegacją pracownika księguje za pomocą dowodu wewnętrznego. Wyjątek stanowią faktury. Bowiem koszty poniesione w czasie delegacji, które zostały udokumentowane fakturami wprowadzane są na podstawie dokumentów źródłowych, nie ujmuje ich się w dowodzie wewnętrznym.
Kiedy pracownik może odmówić wyjazdu w podróż służbową?
Co do zasady pracownik nie może odmówić wyjazdu w delegację. Jednak istnieją dwie sytuację, w których to pracodawca musi uzyskać zgodę pracownika, by ten odbył podróż służbową. Zgoda podwładnego na odbycie przez niego delegacji dotyczy:
- pracownic w ciąży,
- pracowników sprawujących opiekę nad dzieckiem do lat 4.
Wówczas pracodawca powinien postarać się o to, by uzyskać zgodę od pracownika na wyjazd w formie pisemnej.
Zazwyczaj jednak pracownicy chętnie zgadzają się na odbycie podróży służbowej. Jest to dla nich wyróżnienie w oczach pracodawcy. Często także pewien rodzaj “odskoczni” od pełnienia codziennych obowiązków w miejscu pracy.
