W obecnych czasach, gdy przekraczanie granic pomiędzy państwami jest stosunkowo proste zagraniczna delegacja pracownika stała się powszechnym zjawiskiem w wielu firmach. Pracodawca, który wysyła pracownika w zagraniczną delegację zobowiązany jest do pokrycia kosztów oraz zapewnienia diety pracownikowi oddelegowanemu do pracy na terenie innego kraju.
Zagraniczna delegacja - określenie jej początku i końca
Ustalenie rozpoczęcia i zakończenia delegacji może przysporzyć problemów. Dlatego też przyjęto, że czas delegacji pracownika poza granicami kraju liczy się w przypadku podróży odbywanej środkami komunikacji:
- lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do momentu przekroczenia polskiej granicy w drodze powrotnej;
- lotniczej - od chwili startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju do momentu lądowania samolotu na pierwszym lotnisku w kraju, w drodze powrotnej;
- morskiej - od chwili wyjścia statku z polskiego portu do momentu wejścia statku do polskiego portu w drodze powrotnej.
Zagraniczna delegacja a dieta przysługująca pracownikowi
Z racji zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje, tzw. dieta, która ma na celu pokryć podwyższone koszty wyżywienia pracownika w delegacji. Wysokość diety jest różna w zależności od państwa. Wysokość diet jaka przysługuje w poszczególnych krajach została uwzględniona w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Za każde 24 godziny trwania delegacji zagranicznej pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości. Jeśli zaś delegacja:
- nie przekroczy 8 godzin to przysługuje dieta w wysokości ⅓ pełnej diety,
- trwa od 8 do 12 godzin to przysługuje dieta w połowie wysokości,
- trwa powyżej 12 godzin to przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Należy mieć na względzie, że jeśli pracownik przebywający w zagranicznej delegacji otrzymuje bezpłatnie wyżywienie lub jest ono opłacone w cenie karty okrętowej to przysługuje 25% diety.
Jeśli zaś pracownik otrzymuje częściowe wyżywienie to od dziennej stawki diety należy odjąć:
- śniadanie - 15% diety,
- obiad - 30% diety,
- kolacja - 30% diety,
- inne wydatki - 25 % diety.
Natomiast, gdy pracownik otrzymuje ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, wówczas dieta mu nie przysługuje.
Zagraniczna delegacja a koszty dojazdów
Z racji odbywanej delegacji zagranicznej pracownikowi oprócz diety przysługuje zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, a także noclegów i innych wydatków niezbędnych do realizacji celu delegacji.
Pracownikowi przebywającemu w delegacji zagranicznej przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków przejazdu z dworca i do dworca, lotniska lub portu. Jego wysokość jest równa wysokości jednej diety w miejscowości, w której pracownik odbywa podróż służbową lub w miejscowości, w której korzysta z noclegu.
Natomiast za poruszanie się środkami komunikacji miejscowej pracownikowi należy się 10% diety za każdą rozpoczętą dobę delegacji. Jeśli jednak zagraniczna delegacja odbywa się samochodem, wówczas zwrot takich kosztów nie przysługuje.
Zagraniczna delegacja a nocleg pracownika
Jeśli pracownik odbywa podróż służbową z noclegiem to zwrot kosztów odbywa się na podstawie faktur bądź rachunków. Jeśli zaś pracownik nie dostarczy dokumentu poświadczającego koszt noclegu to przysługuje mu jedynie 25% limitu ryczałtu za nocleg. Limit ten zależy od kraju odbywania delegacji.
Zaliczka wypłacona pracownikowi na poczet zagranicznej podróży służbowej
Zazwyczaj zaliczka dla pracownika odbywającego zagraniczną delegację wypłacana jest w walucie kraju, gdzie pracownik odbywa delegację. Pracownik, który wrócił z zagranicznej delegacji ma obowiązek przedstawić faktury, rachunki i bilety, które dokumentują poniesione koszty. Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w terminie 14 dni od powrotu pracownika z delegacji w polskiej walucie. W związku z tym wydatki poniesione w obcej walucie należy przeliczyć na złotówki według kursu średniego NBP z dnia wypłaty zaliczki. Zobacz też:
jak księgować drukarka fiskalna kod tytułu ubezpieczenia
