Podróż służbowa rozliczana w kosztach firmy

Praktycznie każdy przedsiębiorca nawiązuje kontakty zarówno z krajowymi, jak i zagranicznymi kontrahentami. W związku z tym wyjazdy służbowe często są nieodzownym elementem prowadzonej działalności. Co ważne, podróż służbowa i związane z nią wydatki mogą stanowić koszt podatkowy i tym samym zmniejszać zobowiązanie podatkowe względem fiskusa. Dowiedz się, jak prawidłowo dokonać rozliczenia takiego wydatku.

Związek podróży z działalnością gospodarczą

Tak jak w przypadku innych wydatków, również te związane z wyjazdem służbowym powinny spełniać wymogi określone w art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji muszą:

• zostać poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub

• zachowania przychodów albo

• zabezpieczenia źródła przychodów.

Co ważne, wydatki te nie mogą zostać wymienione w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wymienionych w art. 23 ustawy.

Dokumentowanie podróży służbowej - wydatki

To, że podróż służbowa i wydatki na nią poniesione, muszą zostać odpowiednio udokumentowane, jest oczywiste. Jednak nie każdy przedsiębiorca wie, jakie dowody księgowe będą w tym przypadku odpowiednie.

Nie zawsze konieczna faktura - opłaty za przejazd autostradą oraz bilety

Zgodnie z par. 3 pkt 4 Rozporządzenia MF z dnia 3 grudnia 2013 roku w sprawie wystawiania faktur, za fakturę należy uznać jednorazowy bilet dokumentujący przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km. Bilet musi być wystawiony przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami. Przy czym powinien on zawierać:

• numer i datę wystawienia,

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

• kwotę podatku,

• kwotę należności ogółem.

Paliwo

W sytuacji, gdy przedsiębiorca wybiera się w podróż służbową samochodem, aby móc ująć wydatki na paliwo w kosztach, konieczne jest posiadanie faktury. Obowiązek ten dotyczy jedynie zakupu paliwa na terytorium kraju. Natomiast kiedy podróż służbowa wykracza poza granice kraju wystarczy paragon lub dokument kasowy, na co jasno wskazuje par. 14 pkt 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podatnik nie powinien jednak zapominać o ich prawidłowym opisaniu, bowiem tylko wówczas będą one ważnym dowodem księgowym.

W przypadku, gdy przedsiębiorca wybiera się w podróż służbową firmowym samochodem, wówczas tego typu wydatki ujmuje bezpośrednio w kosztach. Natomiast gdy jest to prywatny samochód osobowy przedsiębiorcy, wszelkie wydatki związane z jego eksploatacją należy rozliczyć w ramach ewidencji przebiegu pojazdu (czyli tzw. kilometrówki).

Hotel i inne wydatki

Usługi noclegowe - czy to krajowe, czy też zagraniczne - powinny zostać udokumentowane fakturą. Ten sam sposób dokumentowania obejmuje również inne wydatki, jak np. udział w targach, szkoleniach itp. Co ważne, przedsiębiorca z tytułu noclegu nie nalicza ryczałtu, prawo to dotyczy jedynie pracowników.

Wyżywienie

Co ważne, wydatki przedsiębiorcy na wyżywienie, poniesione nawet w trakcie podróży służbowej i udokumentowane fakturą, nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodów, bowiem tego typu wydatek nosi znamiona wydatku prywatnego. Jednak w zamian może naliczyć i ująć w kosztach diety. Prawo to wynika pośrednio z art. 23 ust. 1 pkt 52 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Powyższe stanowisko jest reprezentowane również przez organy skarbowe, o czym świadczy wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy interpretacja podatkowa o sygn. ITPB1/415-1142/12/IG z dnia 10 stycznia 2013 r.:

“wydatki za usługi noclegowe związane z wykonywaniem działalności gospodarczej mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Natomiast faktycznie poniesione wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Z wartości wynikającej z faktur za usługi hotelowe należy zatem wyodrębnić koszt noclegu, który może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów oraz wydatki na wyżywienie, które tych kosztów nie stanowią. Do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej Wnioskodawczyni może zaliczać wartość diet za czas dokonanych podróży krajowych - wskazanych w ww. rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - o ile podróże te mają rzeczywiście związek z usługami wykonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.”

Diety w podróży służbowej - zasady naliczania

Diety krajowe

Pełna dieta krajowa od 1 marca 2013 roku wynosi 30 PLN. Wcześniej wynosiła ona 23 PLN. Lekkim zmianom uległa wartość diety, jednak zasady jej naliczania pozostają niezmienne. I tak jeżeli:

1. podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,

• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2. podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin – przysługuje połowa diety,

• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Diety zagraniczne

Wysokość pełnej diety w zagranicznej podróży służbowej zależna jest od tego, do jakiego kraju ma miejsce. Warto podkreślić, że zasady naliczania diet są tutaj nieco odmienne niż w przypadku diet krajowych, bowiem za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości. Natomiast za niepełną dobę podróży:

• do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety;

• ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety;

• ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przykładowe stawki diet zagranicznych prezentuje poniższa tabela:

Podróż służbowa - ewidencja

Podróż służbowa oraz wszelkie wydatki z nią związane rozlicza się na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. W szczególności dotyczy to diet. O sposobie ich dokumentowania mówi par. 14 ust. 2 pkt 5 oraz ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Dowód wewnętrzny dokumentujący koszty diet powinien zawierać:

• imię i nazwisko,

• cel podróży,

• nazwę miejscowości docelowej,

• liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),

• stawkę i wartość przysługujących diet.

Tego typu wydatki przedsiębiorca powinien zewidencjonować w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów - pozostałe wydatki.

W praktyce gospodarczej przyjęło się również ujmowanie wydatków związanych z podróżą służbową przedsiębiorcy bezpośrednio w kosztach - na podstawie dokumentów zakupu. Wówczas dowód wewnętrzny wykorzystywany jest jedynie do naliczania diet i ujmowania ich w KPiR.