Wyjazdy służbowe

Z działalnością gospodarczą nierozerwalnie związane są wyjazdy służbowe (delegacje), zarówno właściciela firmy jak i jego pracowników, czyli osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, spółdzielczej umowy o pracę – bez względu na wymiar pracy. Jednakże wyjazd służbowy nie dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnych.

Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika (art. 775 § 1 Kodeksu pracy) określonym w umowie. Pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, czas jej trwania, a także środek transportu, z którego podczas delegacji będzie korzystał pracownik.

Elementy charakterystyczne dla podróży służbowej to:

  1. polecenie wyjazdu służbowego,
  2. wykonywanie zadania służbowego,
  3. miejsce pracy inne niż wynikające z umowy o pracę.
Polecamy

Pracownikowi świadczącemu pracę poza siedzibą pracodawcy, przysługuje z tego tytułu dieta oraz zwrot kosztów poniesionych wydatków, o ile są one dobrze udokumentowane, natomiast pracodawca poniesione koszty może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wypłacone kwoty (diety i inne należności za czas podróży) nie stanowią dla pracownika przychodu opodatkowanego pod warunkiem, że nie przekroczą określonych rozporządzeniem limitów zgodnie z art. 21.1 punkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą samodzielnie ustalać zasady wypłacania należności przysługujących za odbycie podróży służbowych zarówno na terenie kraju jak i poza jego granicami, przy czym diety za dobę podróży nie mogą być niższe niż te ustalone dla pracownika sfery budżetowej.

Polecenie wyjazdu służbowego

Podróż służbowa pracownika odbywa się na polecenie pracodawcy. Przepisy nie określają, w jakiej formie ma być wydane to polecenie. Forma ustna nie jest zabroniona, ale forma pisemna jest zdecydowanie lepsza ze względów dowodowych. Informacje zawarte w poleceniu wyjazdu służą zarówno pracownikowi (cel wyjazdu, środki komunikacji itp.) jak i pracodawcy (do celów rozliczeniowych).

Polecenie wyjazdu służbowego (druk delegacji) zawiera następujące elementy:

  • imię i nazwisko osoby delegowanej;
  • cel podróży;
  • miasto lub miasta, niezbędne do wykonania zadania;
  • datę rozpoczęcia i zakończenia podróży (należy uwzględnić godziny przyjazdu i odjazdu samolotu, pociągu);
  • środek transportu przewidziany do odbycia podróży służbowej;
  • kwotę zaliczki w walucie obcej lub jej równowartość w złotych (dotyczy to podróży zagranicznych);
  • wysokość i kwotę diet oraz ryczałtów;
  • inne wydatki zatwierdzone przez pracodawcę;
  • podpis kierownika zakładu pracy lub osoby do tego upoważnionej.

Należy podkreślić, że wyłącznie pracodawca określa i wyznacza termin oraz miejsce podróży, miejscowość jej rozpoczęcia i zakończenia, a także zakres czynności, które pracownik powinien wykonać w związku z danym wyjazdem. Wydane przez pracodawcę polecenie wyjazdu służbowego powoduje, że pracownik ma obowiązek odbycia podróży służbowej w terminie i miejscu określonych przez pracodawcę. Odmowa wyjazdu służbowego może spowodować wyciągnięcie konsekwencji wobec pracownika.

Obowiązek ten nie dotyczy:

  • kobiet w ciąży,
  • kobiet lub mężczyzn opiekujących się dzieckiem do lat 4 (jeżeli oboje rodzice/opiekunowie są pracownikami, wówczas z tego prawa może skorzystać wyłącznie jedno z nich). Osoby te mogą być oddelegowane poza stałe miejsce pracy pod warunkiem, że wyrażą na to zgodę.

Należności przysługujące pracownikowi z tytułu wyjazdu służbowego

Pracownikowi podczas wyjazdu służbowego przysługują diety oraz zwrot kosztów za:

  • przejazdy,
  • noclegi,
  • środki komunikacji miejscowej,
  • inne udokumentowane wydatki.

Dieta przeznaczona jest na pokrycie codziennych wydatków pracownika związanych z posiłkami, jej wysokość określają przepisy, uzależniona jest również od ilości czasu spędzonego w podróży. Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje oraz w sytuacji, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne codzienne wyżywienie.

Od 01.01.2007 r. obowiązują następujące stawki:

  • Dieta - 23,00
    1. w wysokości pełnej 23 zł, gdy podróż trwała ponad 12 godzin;
    2. w połowie wysokości (tj. ½ ww. sumy), gdy podróż trwała od 8 do 12 godzin;
    3. nie przysługuje wcale, gdy podróż trwała poniżej 8 godzin.
  • Ryczałt noclegowy - 34,50
  • Ryczałt na dojazdy - 4,60.

Zwrot kosztów noclegu

Jeżeli w trakcie trwania delegacji pracownik nocował co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7 przysługuje mu zwrot kosztów noclegu, który powinien zostać udokumentowany rachunkiem hotelowym. W przypadku niekorzystania z hotelu - ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 %.

Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje:

  • w przypadku delegacji pracownika do miejsca stałego lub czasowego miejsca zamieszkania pracownika,
  • w przypadku noclegu pracownika w wagonie sypialnym lub kuszetce,
  • jeżeli pracownikowi zapewniono nocleg,
  • jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu z delegacji do miejsca zamieszkania.

Zwrot kosztów przejazdu

Zwrot kosztów przejazdu przysługuje w wysokości ceny biletu za korzystanie ze środków komunikacji publicznej, określonej co do klasy i rodzaju, w poleceniu wyjazdu uwzględniając ulgę przysługującą osobie delegowanej. Pracownikom odbywającym podróże środkami komunikacji publicznej przysługuje ryczałt na dojazdy – 20% za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży na wydatki niemające pokrycia w postaci rachunków (autobus, tramwaj). Przy częstych wyjazdach służbowych szef może w porozumieniu z pracownikiem ustalić ryczałt miesięczny obejmujący ogólną kwotę należności za określoną liczbę dni podróży służbowych w miesiącu. Jeżeli delegacja trwa powyżej 10 dni, pracownik ma prawo do dojazdu w dni wolne do miejsca zamieszkania na koszt pracodawcy. Za czas spędzony w miejscu zamieszkania diety i ryczałty nie przysługują. Za przejazd do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i z powrotem przysługuje wyłącznie zwrot kosztów przejazdu środkiem transportu określonym przez pracodawcę. Pracownik za pozwoleniem pracodawcy może odbyć podróż własnym samochodem. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów eksploatacji samochodu w wysokości określonej w rozporządzeniu. W przypadku gdy pracownik odbywa podróż służbową samochodem służbowym (należącym do pracodawcy bądź przydzielonym mu przez pracodawcę), zwrot kosztów przejazdu mu nie przysługuje.

Delegacje zagraniczne

Delegacje zagraniczne reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Dieta (jak i nocleg), przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki, różni się wysokością w zależności od państwa docelowego. Wysokości diet dla poszczególnych krajów znajdują się w tabeli będącej załącznikiem do rozporządzenia, o którym mowa wyżej.

Delegacja zagraniczna obejmuje podróż oraz pobyt w innym kraju w celu wykonywania zadań służbowych. Sposób obliczania czasu pobytu pracownika poza granicami kraju zależy od rodzaju komunikacji, z jakiej pracownik korzysta, odbywając podróż. Czas pobytu za granicą liczony jest w następujący sposób:

  • środki komunikacji lądowej – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
  • środki komunikacji lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
  • środki komunikacji morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do portu polskiego.

Pracownikowi udającemu się w zagraniczną podróż służbową przysługują następujące świadczenia:

  • zwrot kosztów przejazdu,
  • zwrot kosztów przewozu bagażu,
  • diety,
  • zwrot kosztów noclegów (w przypadku braku rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje jedynie zwrot wydatków do 25% limitu),
  • ryczałt za dojazd – na przykład z dworca kolejowego lub lotniska – do miejscowości, w której będą wykonywane zadania służbowe,
  • zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków – w przypadku nagłej choroby.

Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

    1. za każda dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
    2. za niepełną dobę:
      1. do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
      2. ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
      3. ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, dietę wypłaca się w części uwzględniającej poszczególne rodzaje posiłków:

      1. śniadanie - 15% diety,
      2. obiad - 30% diety,
      3. kolacja - 30% diety,
      4. inne wydatki - 25% diety.

Wyjazdy za granicę wiążą się z występowaniem dodatkowych kosztów, których wysokości nie da się dokładnie ustalić w chwili wyjazdu, dlatego przepisy prawa pracy przewidują konieczność wypłaty zaliczki na poczet przewidywanych wydatków podróży służbowej. Zaliczka powinna być wypłacana w walucie obcej lub za zgodą pracownika w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczenie zaliczki oraz kosztów podróży powinno być dokonane w ciągu 14 dni od zakończenia podróży. Rozliczenie dokonywane jest w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienianej albo w walucie polskiej. Pracownik musi przedłożyć pracodawcy odpowiednie dokumenty, rachunki, faktury potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków. Nie ma takiego obowiązku w przypadku diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli natomiast uzyskanie rachunku nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nierozliczenie się pracownika z zaliczki otrzymanej od pracodawcy w związku z wyjazdem służbowym stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych. Natomiast regulacje dotyczące krajowych podróży służbowych przewidują wypłatę zaliczki na wniosek pracownika. Wypłata zaliczki w związku z podróżą służbową powinna nastąpić przed wyjazdem. Jeżeli w trakcie trwania delegacji wydatki okazały się wyższe niż przewidywane przed wyjazdem, nie ma przeszkód, aby wysłać pracownikowi kolejną zaliczkę.