Otrzymując fakturę korygującą, która zmniejsza podstawę opodatkowania - sprzedawca co do zasady powinien otrzymać potwierdzenie odbioru faktury. Jako potwierdzenie mogą być traktowane między innymi:
- wiadomość email z informacją o odbiorze faktury,
- fax, który potwierdza odbiór,
- pisemne potwierdzenie,
- potwierdzenie przyjęcia przesyłki poleconej,
- przesłanie faktury korygującej, która została podpisana odręcznie.
Ustawa o VAT mówi, że obniżyć podstawę opodatkowania można tylko wtedy, kiedy podatnik posiada potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Dlatego też potwierdzenie otrzymania faktury jest tak ważne. Dodatkowo, jeżeli nabywca lub usługobiorca otrzyma fakturę korygującą po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, uprawnia go to do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano. Ustawa o VAT nie precyzuje jednak, czy w przypadku podwyższenia podstawy opodatkowania podatnik także musi posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Jednak w praktyce gospodarczej jest przyjęte, że korekta tego typu uwzględniona jest w deklaracji rozliczeniowej w miesiącu jej wystawienia, bez potrzeby potwierdzenia. Od każdej reguły istnieją jednak wyjątki - tak jest i w tym przypadku. Istnieją sytuacje, w których podatnik nie ma obowiązku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez odbiorcę. Według art. 29a ust.15 ustawy o VAT, nie stosuje się potwierdzenia w następujących sytuacjach:
- w eksporcie towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów;
- w dostawie towarów i świadczeniu usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
- w sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy;
- gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.
