Coraz łatwiejsza wymiana handlowa z kontrahentami zagranicznymi powoduje, że polscy przedsiębiorcy częściej decydują się na podejmowanie współpracy z zagranicą. Transakcje są wtedy często dokonywane w walutach obcych, nie w polskich złotówkach. Co to oznacza dla przedsiębiorcy i z jakimi obowiązkami się wiąże - warto wiedzieć, aby nie popełnić błędu i nie narazić się na ewentualne konsekwencje karno-skarbowe.
Pamiętaj o różnicach kursowych!
Co do zasady, podatnik może dokonywać transakcji ze swoimi kontrahentami w dowolnej walucie. Jednakże już podczas księgowania przychodów i kosztów pojawia się obowiązek ujmowania każdego zdarzenia gospodarczego w krajowej walucie - w złotówkach. Zgodnie z przepisami, przeliczenia kwoty należy dokonać biorąc pod uwagę kurs średni Narodowego Banku Polskiego z dnia poprzedzającego dane zdarzenie.
Żaden problem? Rzeczywiście, należy jednak pamiętać, że w praktyce zdarzenie gospodarcze oraz wpływ na konto bankowe nie odbywa się w tym samym dniu. To natomiast oznacza, że dla obu tych zdarzeń obowiązywać będzie inny kurs walutowy. W ten sposób mogą powstać różnice kursowe, które - choć czasem niewielkie - i tak będą podlegały zaksięgowaniu.
Na plus czy na minus?
Różnice kursowe powinny znaleźć odzwierciedlenie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów podatnika. W zależności od tego, czy będą one dodatnie, czy też ujemne, należy uwzględnić je w kolumnie 8- “Pozostałe przychody” bądź też kol. 13 - “Pozostałe wydatki”.
Dodatnie różnice kursowe dotyczą sytuacji, kiedy to rzeczywisty wpływ na konto będzie po przeliczeniu na PLN większy, niż ujęty na podstawie dokumentu księgowego przychód, bądź też wtedy, kiedy faktycznie zapłacona kwota będzie niższa niż zaksięgowany koszt.
Analogicznie - ujemna różnica kursowa pojawi się, kiedy wpływ na konto będzie mniejszy niż zaksięgowany przychód albo też wtedy, gdy kwota przekazana kontrahentowi będzie większa niż zaksięgowany koszt.
Jak zaksięgować różnice kursowe?
Aby różnice kursowe mogły zostać uznane za koszt bądź też przychód firmy, konieczne jest ich odpowiednie udokumentowanie. W praktyce księgowej stosuje się w takim przypadku dowód wewnętrzny, co pozwala na zachowanie porządku i łatwe dotarcie do dokumentacji w razie potrzeby. Warto jednak pamiętać, że sam dowód wewnętrzny nie stanowi wystarczającej podstawy do zaksięgowania różnic. Dlatego też należy zaopatrzyć się w wyciąg bankowy albo wydruk dokumentujący transakcję a także w wydruk kursu walut z odpowiedniego dnia. Na samym dowodzie natomiast dobrze jest uwzględnić, do jakiej transakcji obliczane były różnice. Dzięki temu podczas ewentualnej kontroli podatnik nie będzie musiał dodatkowo poszukiwać dokumentów, na podstawie których obliczone zostały konkretne różnice.
Księgowanie różnic kursowych powinno odbyć się w dniu, w którym zapłata została zaksięgowana na koncie bankowym. Podatnik jest zobowiązany do przeliczenia na polską walutę kwoty zaksięgowanej na podstawie faktury zgodnie z kursem poprzedzającym dzień dokonania transakcji. Następnie należy zająć się rachunkiem bankowym - w tym przypadku bowiem można mieć do czynienia z dwoma różnymi sytuacjami.
Jeśli podatnik w swoich transakcjach z kontrahentami zagranicznymi korzysta z konta złotówkowego, nie będzie miał obowiązku przeliczania przepływów pieniężnych na polską walutę - zrobi to za niego bank. W takiej sytuacji odpowiednim kursem jest ten zastosowany właśnie przez bank, z dnia, w którym dokonano księgowania na koncie bankowym.
Jeśli jednak podatnik posiada konto walutowe, będzie zobowiązany do samodzielnej wyceny wartości wpływu, z waluty obcej na polską. W takiej sytuacji należy posiłkować się kursem na takich samych zasadach, jak podczas księgowania przychodu lub wydatku - będzie to kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień wpływu środków na rachunek podatnika.
