Czasami zdarza się, że przedsiębiorca zakupi do działalności sprzęt o wartości ponad 3 500 zł, którego przewidywany okres użytkowania wynosi poniżej roku. Może mieć on wówczas wątpliwości, jak poprawnie zaksięgować taki wydatek. Czy powinien on zostać ujęty w kartotece środków trwałych? Co w przypadku, kiedy okaże się, że czas użytkowania wynosi dłużej niż 12 miesięcy?

Definicja środka trwałego

Ustawa o PIT nie podaje jednoznacznej definicji środka trwałego. Można w niej jednak znaleźć zbiór cech, które składnik majątku musi posiadać, aby móc być ujętym w ewidencji środków trwałych i móc być poddanym amortyzacji. Mianowice musi on:

  • być nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,
  • stanowić własność lub współwłasność podatnika,
  • być kompletny i zdatny do użytku w momencie przyjęcia do użytkowania,
  • być wykorzystywany w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością (lub być oddanym do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu).

Poza powyższymi cechami warunkiem, który musi być spełniony jest przewidywany czas użytkowania, który musi wynosić ponad rok.

Sprzęt o wartości ponad 3 500 zł używany krócej niż rok

To przedsiębiorca decyduje o tym, jak długo dany sprzęt będzie wykorzystywany do celów związanych z działalnością gospodarczą. Ma on obowiązek określenia przewidywanego czasu użytkowania. Jeżeli więc sprzęt ma być wykorzystywany w działalności krócej niż 12 miesięcy to - bez względu na jego wartość początkową - może zostać ujęty bezpośrednio w kosztach podatkowych.

Sprzęt o wartości ponad 3 500 zł - zmiana okresu używania

Może mieć również miejsce sytuacja, w której czas używania danego składnika zmieni się i będzie wynosił powyżej roku. Podatnik nie powinien lekceważyć takiej sytuacji. Obliguje go to bowiem do ujęcia sprzętu w kartotece środków trwałych. Jeżeli przedsiębiorca zakupił sprzęt to wówczas jako wartość początkową należy przyjąć cenę nabycia. Składa się na nią kwota należna zbywcy powiększona o koszty związane z zakupem. Konieczne jest ponadto sporządzenie korekty deklaracji rocznej. Wynika to z faktu, że należy wówczas pomniejszyć koszty uzyskania przychodów. Powinny one bowiem wynosić tyle, ile wartość odpisów amortyzacyjnych za dany rok (a nie tyle, ile wynosi wartość początkowa środka trwałego). Dodatkowo należy zapłacić do urzędu skarbowego odsetki, naliczone za okres od dnia przekroczenia 12 miesięcy użytkowania do dnia dokonania korekty deklaracji rocznej.