W czasie podróży służbowych przedsiębiorcy często zdarza się korzystać z komunikacji miejskiej. W związku z czym pojawia się pytanie czy bilety jednorazowe mogą stanowić podstawę ujęcia kosztu w KPiR. Sprawdź, odpowiedź znajdziesz w artykule!

Rozliczanie delegacji Rozliczanie delegacji

Koszty uzyskania przychodu

Za koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ustawy o PIT uznaje się “koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.” Dodatkowo wydatek musi być odpowiednio udokumentowany, oznacza to, że musi spełniać wymogi zawarte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR lub dane zawarte na bilecie pozwalają uznać go za fakturę zgodnie z rozporządzeniem w sprawie faktur.

Zgodnie z par. 12 ust. 3 Rozporządzenia w sprawie KPiR: “podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

  1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub (...)
  2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
  3. - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.”

Z rozporządzenia w sprawie KPiR nie wynika jednoznacznie aby bilet mógł stanowić podstawę ujęcia w KPiR. Jednakże pod uwagę należy wziąć par. 3 pkt.4 rozporządzenia w sprawie faktur gdzie czytamy “przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

  1. numer i datę wystawienia,
  2. imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  3. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  4. informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  5. kwotę podatku,
  6. kwotę należności ogółem.”

W takiej sytuacji bilety również nie spełniają wymogów rozporządzenia. W celu ujęcia takiego wydatku w kosztach konieczne jest posiadanie faktury. Same bilety również nie mogą stanowić podstawy do rozliczenia w ramach polecenia wyjazdu służbowego wystawianego dla przedsiębiorcy.  

Zapraszamy do przeczytania - Jednolity plik kontrolny