Każdy podatnik prowadząc swoją księgę przychodów i rozchodów zgodnie z zasadą może ujmować w niej wydatki w oparciu o faktury jak i rachunki. Co ważne istnieją także ściśle określone wyjątki, gdzie koszt można udokumentować również poprzez paragon.

KPiR a paragon

Paragon wolno przedstawić jako dowód księgowy jedynie w sytuacjach jasno określonych przepisami. Powołując się na rozporządzenie Ministra Finansów odnoszącym się do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, możemy przeczytać, iz paragonem możemy udokumentować następujące koszty:

  • zakupy w jednostkach handlu detalicznego materiałów,  materiały biurowe jak i środki czystości,

  • opłaty za zagraniczny zakup paliwa oraz olejów,

  • opłaty za przejazd płatną autostradą

By  paragon odpowiadał wyżej wymienionym przepisom należy umieścić na nim datę oraz stempel należący do jednostki, która go wydaje. Co więcej musi on także zawierać jasno określoną cenę jednostkową, wartość oraz ilość dokonanych zakupów. Podatnik winien pamiętać również o tym by paragon uzupełniony był o jego dane ( imię i nazwisko lub nazwę przedsiębiorstwa, adres, a także nazwę lub rodzaj zakupionych towarów).

 

UWAGA!

By dany koszt mógł zostać potraktowany jako koszt uzyskania przychodów, podatnik musi udowodnić jego związek z prowadzonym przez siebie przedsiębiorstwem jak również to, że dany zakup miał lub mógł mieć wpływ na osiągane przychody.

Odliczenie podatku VAT przy paragonie

Jak zostało to wspomniane wyżej w określonych warunkach można przedstawić paragon jako dowód księgowy , co więcej są także sytuację, w których prowadzący przedsiębiorstwo ma prawo do odliczenia podatku VAT od kosztów podanych na paragonie. Detale ściśle określa rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. Przepisy w nim zawarte wyraźnie zaznaczają, że jako fakturę można uznać także dokumenty zapłaty za min:  przejazd płatnymi autostradami jak i  bilety jednorazowe za przejazd na wynoszącą min. 50 km. Należy pamiętać jednak, że osobą wystawiającą owe bilety może być jedynie upoważniony do świadczenia usług przewozu osób podatnik.

By wymienione wyżej odliczenie podatku VAT mogło być uznane paragon musi zawierać takie dane jak:

  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika (sprzedawcy),

  • numer i datę wystawienia,

  • numer identyfikujący sprzedawcę na potrzeby podatku,

  • informacje określające usługę ze szczególnym naciskiem na nazwę autostrady, za którą przejazd pobierana jest opłata,

  • koszt podatku,

  • ogólną kwotę należności

Przedstawione zestawienie, w którym paragon stanowić może dowód księgowy jest zamknięte. Poza wyjaśnionymi oraz omówionymi w nim wydatkami płacący podatki nie może uwzględnić w kosztach innych wydatków udokumentowanych paragonem (poza tymi, które spełniają wymogi faktury uproszczonej).