Duplikat faktury wystawiany jest przez wystawcę źródłowego dokumentu, który został utracony. W praktyce dokument ten nie różni się od klasycznej faktury - jedyną zmianą jest uwzględnienie na nim właśnie frazy "Duplikat". Dodatkowo należy pamiętać, że na duplikacie należy wpisać rzeczywistą datę jego wystawienia, a nie datę pierwotnej faktury.
Co ważne, w przypadku duplikatu nie jest konieczne wystawianie go w dwóch egzemplarzach, jako że najczęściej wystawca faktury posiada w swoich dokumentach jej oryginał.
Duplikat może uprawniać przedsiębiorcę do zaliczenia w koszty wydatku oraz rozliczenia podatku VAT, choć nie w każdej sytuacji. Jeśli bowiem oryginał faktury dotarł do przedsiębiorcy, został uwzględniony w prowadzonych ewidencjach, a następnie zaginął bądź został zniszczony, to duplikat posłuży wyłącznie jako uzupełniający dokument księgowy, zapełniający lukę w dokumentacji.
Natomiast w sytuacji, gdy faktura źródłowa wcale nie dotarła do podatnika, wobec czego nie rozliczył on wydatku w swojej firmie, duplikat posłuży jako podstawowy dokument. Podatek VAT należy wtedy rozliczyć - zgodnie z przepisami - w okresie otrzymania dokumentu lub też w dwóch kolejnych. W tym przypadku okresy takie liczy się zgodnie z datą wystawienia duplikatu. Wyjątkiem są tutaj faktury za media, dla których odpowiednim okresem rozliczenia jest ten określony w dacie płatności lub w dwóch kolejnych. Jeśli duplikat zostanie odebrany w tych okresach, VAT należy rozliczyć normalnie, jeśli jednak miną wskazane powyżej terminy, konieczne będzie wykonanie korekty.
Rozliczanie podatku dochodowego jest natomiast uzależnione od tego, czy koszt wykazany na duplikacie dotyczy bieżącego roku podatkowego, czy też jest kosztem roku wcześniejszego.
Jeśli koszt powstał w aktualnym roku, to księgować go należy zgodnie z datą wystawienia duplikatu. Jest związane z faktem, że podatek dochodowy i tak jest rozliczany narastająco i ostatecznie podsumowany deklaracją roczną. Zgodnie z przepisami natomiast nie jest możliwe pomniejszanie już zapłaconej zaliczki na podatek dochodowy.
Jeśli jednak koszt, wykazany na duplikacie dotyczy zakończonego już roku podatkowego, to konieczne będzie wprowadzenie go do książki przychodów i rozchodów zgodnie z datą wystawienia faktury źródłowej. W tej sytuacji, gdy została już złożona deklaracja roczna, konieczne będzie dokonanie korekty.
Zobacz też:
