Dokumentacja magazynowa

Przyjęcie i wydanie magazynowe wymaga korzystania z odpowiedniej dokumentacji. Jak więc powinny wyglądać dobrze sporządzone dokumenty magazynowe?

Ruchy w magazynie rejestrowane są za pomocą dokumentów:

• Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
• Zmiany lokalizacji - dokument Zl
• Wydania zewnętrznego - dokument Wz
• Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
• Przychodu wewnętrznego - dokument Pw

Przyjęcie magazynowe Przyjęcie magazynowe rejestruje się poprzez wystawienie dokumentu Pz. Musi on zawierać takie dane jak:

• jaką miarą jest mierzony
• rodzaj transportu towaru
• podpis osoby dostarczającej towar
• podpis osoby przyjmującej towar
• łączna wartość przyjętego towaru
• ile towaru dostarczono i ile towaru przyjęto
• na co ten towar będzie przeznaczony
• podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
• cenę jednostkową
• pochodzenie towaru
• podpis osoby , która zatwierdza dokumentację
• datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa
• unikalny nr dokumentu
• dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar

Ponadto, dokument Pz powinno się sporządzić w 2 jednakowych egzemplarzach - jeden pozostaje w magazynie, a drugi przekazywany jest do księgowości. Przeważnie przedsiębiorcy korzystają z papierowych druczków Pz, można jednak skorzystać także ze specjalistycznego programu magazynowego. Wydanie magazynowe Wydanie towaru musi być odpowiednio udokumentowane. W tym celu wypisuje się dokument Wz. Musi on zawierać takie informacje jak:

• ilość
• podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
• datę wystawienia dokumentu oraz datę wydania towaru
• cenę jednostkową
• podpis osoby odbierającej towar
• łączną wartość towaru
• dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
• podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
• jednostkę miary
• unikatowy numer dokumentu
• podpis osoby wydającej towar

Ponadto, dokument przyjęcia magazynowego musi być sporządzony w dwóch jednakowych egzemplarzach - jeden pozostaje w magazynie, a drugi służy do celów księgowych. Inne wyżej wymienione dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Ewidencjonują zmiany lokalizacji towarów oraz zmiany ilościowe towarów po ewentualnej ich przeróbce.