Ustawodawca ściśle określił przypadki, w których podatnicy mają prawo stworzyć dowód wewnętrzny. Kiedy zatem więc można tego dokonać? Przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie muszą mieć dowodu zakupu, otrzymanego od sprzedawcy. Nie Są takie wydatki, które nie muszą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów na podstawie posiadanego faktury. [W takich przypadkach, wypisuje się|Wystarczy sporządzić dowody wewnętrzne. Jednakże w myśl §14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, z dnia 26 sierpnia 2003 roku, w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, można je sporządzić jeśli dotyczą:
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych które pochodzą z własnej uprawy lub hodowli, posiadanej przez podatnika
- kupna w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
- opłat notarialnych i sądowych
- wydatków mających związek z opłatami za wodę, energię elektryczną, czynsz, telefon, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele
- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, przy czym taki dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: imię i nazwisko, nazwę miejscowości docelowej, data i godzina wyjazdu oraz powrotu, stawkę i wartość przysługujących diet, cel podróży
- kupna, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzetworzonych sposobem przemysłowym albo przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych ,jak również przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych , a także obróbce poubojowej tych zwierząt
- kupna od ludności odpadów po użytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
- wydatków mających związek z z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami, niezawierającymi informacji, o których mowa w paragrafie 12 ust. 3 pkt 2 (czyli np. danych nabywcy). Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu, bilet z parkometru
- kupna od ludności, wyszczególnionej w PKWiU, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00), grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód
