Dokumentację firmową, w zależności od jej rodzaju, należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Nienależyte wywiązywanie się z tego obowiązku grozi poważnymi sankcjami karnymi.

O czym powinien zatem wiedzieć każdy przedsiębiorca?

W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe. Dokumenty ZUS Dokumenty ZUS-owskie podzielić trzeba na 3 grupy o zróżnicowanym obowiązku przechowywania i tak:  
  • Dokumenty płatnicze – uwierzytelniające wszelkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych i/ lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień do emerytury.
 
  • Dokumenty zgłoszeniowe – czyli mające związek z rejestracją płatnika składek w ZUS ( ZUS ZPA, ZUS ZFA) - trzeba przechowywać przez cały okres istnienia firmy, ponieważ Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo je sprawdzić nawet po pięćdziesięciu latach od ich powstania.

 

  • Dokumenty rozliczeniowe – czyli wszelkie dokumenty potwierdzające wysokość należnych składek – trzeba je przechowywać przez okres 10 lat od daty przekazania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (także te wysłane drogą elektroniczną)
Dokumenty podatkowe Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz w myśl artykułu 86 Ordynacji podatkowej, dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skończył się termin płatności podatku. W poczet dokumentów podatkowych wlicza się wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym , jak również wszystkie kopie wystawionych rachunków – tyczy się to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania.] Dokumenty kadrowe Dokumentację pracowniczą, w tym też tą dotyczącą wynagrodzenia za pracę, okresów zatrudnienia, danych osobowych, archiwizuje się przez pięćdziesiąt lat od zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.