Przedsiębiorca zatrudniający pracowników w pewnych okolicznościach ma obowiązek, by wypłacić ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. Czy taki wydatek pracodawca może zaliczyć do kosztów podatkowych?
Kiedy pracodawca musi zapewnić odzież roboczą?
Pracodawca musi nieodpłatnie dostarczyć pracownikom odzież i obuwie robocze. Polskie Normy określają okoliczności w jakich pracodawca jest do tego zobowiązany, czyli:
- gdy, podczas wykonywania pracy, odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
- gdy, wymagają tego przepisy technologiczne, sanitarne lub BHP.
Ponadto pracodawca ma obowiązek zagwarantowania, by odzież i buty wykorzystywane w pracy przez pracownika były czyste. W związku z tym musi zadbać o ich pranie, konserwację, naprawę i odpylanie.
Kiedy należy się ekwiwalent?
W sytuacji, gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić prania odzieży roboczej, może to zrobić pracownik. Jednak pod warunkiem, że pracodawca wypłaci mu ekwiwalent pieniężny w wysokości kosztów, które poniósł w tym celu pracownik.
Ekwiwalent w kosztach podatkowych
Ekwiwalent wypłacany pracownikowi za pranie odzieży nie jest wyłączony z kosztów podatkowych, bowiem spełnia on przesłanki umożliwiające zaliczenie go do tych kosztów. W związku z tym można go "wrzucić" w koszty podatkowe. Wynika to z faktu, iż wypłacany ekwiwalent ma zagwarantować pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Dzięki czemu pracodawca zabezpiecza się przed ewentualną odpowiedzialnością odszkodowawczą. Ponadto pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu poprzez przepisy prawa pracy.
Ekwiwalent za pranie odzieży a przychód pracownika
Wypłata ekwiwalentu dla pracownika stanowi przychód ze stosunku pracy. Jednak zazwyczaj przychód ten podlega zwolnieniu od podatku. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy ekwiwalent wypłacany jest w formie stałego ryczałtu, który ustalony jest z góry, a nie wynika z faktycznie poniesionych kosztów. Bowiem zwolnienie z podatku dotyczy sytuacji, gdy pracownik otrzymuje ekwiwalent za faktycznie poniesione koszty prania odzieży roboczej.
Jak określić wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży?
Kwestia ustalenia wysokości ekwiwalentu nie została uregulowana przepisami. Jednak powinien on rekompensować pracownikowi poniesione z tego tytułu koszty. Jego wysokość można ustalić sugerując się cennikiem pralni, która funkcjonuje w pobliżu firmy. Wysokość wypłacanego ekwiwalentu może też wynikać z bezpośrednich ustaleń pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
Ujęcie ekwiwalentu w księdze podatkowej
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, przedsiębiorca powinien wykazać w księdze podatkowej w kolumnie 13, na podstawie dowodu księgowego, który potwierdza poniesienie danego kosztu.
Zobacz też:
pensja brutto netto
