Faktura z niepełnymi danymi w 2014 r. nie będzie fakturą

Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług, która zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2014 r. obejmie swoim zasięgiem także najważniejsze dla polskich przedsiębiorców dokumenty księgowe - faktury. Dzięki nowym zapisom zostanie dokładnie określone, jakie elementy faktura zawierać musi, co może, a czego nie powinna. Wiedza ta jest niezwykle istotna, ponieważ dokument, na którym zabraknie obligatoryjnych danych, nie będzie uznawany za fakturę.

Dane wymagane ustawą

Ustawa o VAT nie zawierała dotychczas informacji na temat formalnych aspektów faktur - zapisów w tej kwestii należało szukać w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Od 1 stycznia 2014 r. rozporządzenie to przestanie obowiązywać, natomiast wytyczne dotyczące faktur zostaną zawarte w ustawie o VAT.

Zgodnie z art. 2 pkt. 31 ustawy za fakturę uznaje się dokument w formie papierowej albo elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną nazywa się natomiast - zgodnie z pkt. 32 - fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Jak więc widać, aby wystawiony dokument został rzeczywiście uznany za fakturę, niezbędne jest zawarcie na nim wszystkich wskazanych w ustawie informacji.

Elementy faktury

Podstawowa grupa obowiązkowych danych została wykazana w art. 106e ust. 1 znowelizowanej ustawy. Do obligatoryjnych informacji zaliczyć należy zatem:

• datę wystawienia,
• kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (netto),
• stawkę podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.

Art. 106e ust. 1 w kolejnych punktach wskazuje także dodatkowe elementy, które muszą się znaleźć na fakturach wystawianych w określonych przypadkach. Chodzi tu m.in. o frazę “metoda kasowa” na dokumentach małego podatnika rozliczającego się tą metodą, czy też “samofakturowanie”, w sytuacjach, kiedy fakturę na podstawie porozumienia ze sprzedawcą wystawia nabywca.

Jednocześnie w ustawie wskazano dodatkowo grupę elementów, których faktura zawierać nie powinna oraz drugą, dotyczącą danych, które na dokumencie - w określonych przypadkach - znajdować się nie muszą.

Elementy, których na fakturze nie ujmuje się oraz sytuacje, w których ograniczenie to obowiązuje, zostały wymienione w art. 106e ust. 4 ustawy o VAT. Tak więc po pierwsze w przepisie tym wskazano na przypadek, gdy obowiązek rozliczenia podatku VAT wynikającego z przeprowadzonej transakcji spoczywa po stronie nabywcy towaru lub usługobiorcy. Wtedy też sprzedawca na wystawianej fakturze nie powinien wykazywać:

• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną z podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Druga sytuacja odnosi się do osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej oraz osób fizycznych niebędących podatnikami, dokonujących okazjonalnie wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Na fakturze nie powinno się w tym przypadku uwzględniać numeru, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzonego kodem PL.

Ostatnia sytuacja ma miejsce w przypadku, gdy podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury na żądanie nabywcy towaru albo usługobiorcy w przypadku sprzedaży zwolnionej na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3. W takim przypadku faktura nie powinna zawierać:

• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Natomiast w kwestii elementów faktury, które w określonych przypadkach mogą, ale nie muszą znaleźć się na fakturze, odpowiedni będzie art. 106e ust. 5. Tutaj także ustawodawca wskazał na trzy sytuacje.

Pierwsza dotyczy podatnika, który ma siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski, a dokonuje dostawy towarów lub świadczy usługi na terytorium innego kraju Unii Europejskiej. Wtedy też faktura nie musi zawierać:

• kwot wszelkich opustów lub obniżek cen, także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Natomiast w przypadku, gdy podatnik wskazany powyżej dokonuje dostawy lub świadczy usługi na rzecz odbiorcy spoza terytorium Unii Europejskiej, na fakturze nie są konieczne:

• numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

W ostatnim przypadku sytuacja dotyczy faktur wystawianych za zakupy o wartości do 100 euro albo 450 zł. Chodzi tu o tzw. faktury uproszczone, które mogą być pozbawione imienia, nazwiska lub nazwy nabywcy oraz jego adresu, miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług, ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku, wartości towarów lub usług objętych transakcją bez kwoty podatku, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku oraz kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Faktura z niepełnymi danymi

Dokument, który nie będzie zawierał wszystkich obligatoryjnych danych, nie będzie mógł być uznany za fakturę. W praktyce wystawienie dokumentu z niepełnymi danymi nie będzie zatem równoznaczne z wystawieniem faktury.

Jednakże warto zwrócić uwagę, że u sprzedawcy i tak powstanie obowiązek odprowadzenia podatku VAT od zaistniałej sprzedaży, mimo iż zgodnie z przepisami faktura nie została wystawiona. Jest to związane z faktem, iż nowelizacja znacząco zmienia moment powstania obowiązku podatkowego - od 1 stycznia 2014 r., zgodnie z art. 19a ust. 1, uzależniony jest on od dostawy towarów albo wykonania usługi. Zatem w tej kwestii fakt, iż sprzedaż nie została faktycznie udokumentowana prawidłowo wystawioną fakturą - nie ma zasadniczo znaczenia.

Natomiast odbiorca ma prawo odliczyć podatek VAT naliczony w okresie, w którym obowiązek podatkowy powstanie po stronie sprzedawcy oraz kiedy otrzyma on fakturę. W tym przypadku dokument ten jest znacznie bardziej istotny. Jeśli zatem nabywca otrzyma fakturę niekompletną, pozbawioną obligatoryjnych elementów, może zwrócić się do sprzedawcy o ponowne, tym razem prawidłowe, wystawienie faktury. Warto pamiętać, że wraz z początkiem 2014 r. znacząco zmieniają się także terminy wystawiania tego typu dokumentów. Zgodnie z art. 106 ust. 6 pkt. 1 i 2, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie klienta w terminie 15 dni od zakończenia miesiąca, w którym nastąpiło zakończenie dostawy towarów albo wykonanie usługi, pod warunkiem, że żądanie takie zostało wyrażone do zakończenia tego miesiąca. Jeśli fakt ten wystąpił w miesiącu następnym, ale przed upływem trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano dostawę czy też usługę, przedsiębiorca na wystawienie faktury ma 15 dni. Natomiast po upływie trzech miesięcy żądanie takie nie jest dla niego zobowiązujące - choć, oczywiście, może z własnej woli przekazać kontrahentowi dokument.

Podsumowując, od początku roku 2014 r. szczególną uwagę należy zwracać nie tylko na moment otrzymania faktury od sprzedawcy, ale także na to, czy dokument zawiera wszystkie obligatoryjne elementy. O ile bowiem fakt, że faktura nie jest do końca poprawna nie wpłynie na powstanie obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy, to już w przypadku możliwości odliczenia VAT po stronie nabywcy - dokument ten będzie miał duże znaczenie.