W myśl przepisów obowiązujących od stycznia 2013 roku, wydatki nieopłacone w ustawowo przewidzianym terminie podlegają obowiązkowemu wyksięgowaniu z kosztów. A jak jest w przypadku kilometrówki, w której wydatki są limitowane? Czy tutaj również konieczna będzie korekta w sytuacji braku zapłaty? Jak wygląda sytuacja w 2016 roku, od kiedy wchodzą zmiany w zakresie korekty kosztów?
Obowiązek prowadzenia kilometrówki
Ewidencję przebiegu pojazdu muszą prowadzić przedsiębiorcy, którzy w swojej działalności wykorzystują samochody osobowe niewprowadzone do ewidencji środków trwałych. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof do kosztów firmowych można zaliczyć jedynie część poniesionych wydatków, do limitu wynikającego z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Stawki te określone zostały przez ministra infrastruktury i wynoszą:
- dla samochodów osobowych o pojemności skokowej do 900 cm3 - 0,5214 zł,
- w przypadku samochodów o pojemności powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.
Korekta kosztów według przepisów obowiązujących do końca 2015 roku
Na mocy przepisów obowiązujących do końca 2015 roku przedsiębiorcy, którzy nie regulują swoich zobowiązań na czas, muszą mieć się na baczności. Bowiem przepisy podatkowe nie pozwalają im ostatecznie ująć w kosztach wydatków, które nie zostały przez nich opłacone. W myśl art. 24d ustawy o pdof, w przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwoty wynikającej z faktury (rachunku, umowy, innego dokumentu) i nieuregulowania tej kwoty w terminie 30 dni od daty upływu terminu płatności, podatnik jest obowiązany do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów o kwotę wynikającą z tych dokumentów. Aby zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wprowadzono jeszcze jedno ograniczenie. Jeżeli bowiem termin płatności jest dłuższy niż 60 dni, zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów dokonuje się z upływem 90 dni od daty zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodów.
Jeżeli po wyksięgowaniu kosztu podatnik dokona zapłaty - ma prawo ponownie ująć wydatek w kosztach firmowych.
Interpretacja przepisów przez organy podatkowe
Przepisy podatkowe dość często budzą wątpliwości wykładniowe wśród przedsiębiorców. Przedmiotem interpretacji indywidualnej wydanej 18 kwietnia 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu (sygn. ILPB1/415-54/13-4/AG) było zapytanie podatnika, czy nieopłacone koszty limitowane kilometrówką również należy wyksięgować w związku z ich nieopłaceniem.
Przedsiębiorca wydzierżawiał samochód osobowy i tym samym koszty z nim związane rozliczał wg ewidencji przebiegu pojazdu. W styczniu wśród wydatków w kilometrówce ujął fakturę za dzierżawę auta, płatną do 15 stycznia, którą jednak uregulować miał dopiero w maju. Pierwotne pytanie brzmiało, jak należy przeprowadzić korektę kosztów w przypadku, gdy faktura nie jest bezpośrednio księgowana w koszty, ale częściowo poprzez ewidencję przebiegu pojazdów. Zainteresowany ostatecznie doprecyzował stanowisko, wskazując, iż nie należy robić korekty kosztów, gdyż ustawa nie reguluje takiego przypadku.
Dyrektor Izby Skarbowej był jednak innego zdania: “Z powołanych przepisów nie wynika, że nie znajdują one zastosowania w odniesieniu do kosztów podatkowych, które są limitowane w jakikolwiek sposób, w tym również limitem wynikającym z tzw. kilometrówki. Oznacza to, że przepisy art. 24d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych znajdują również zastosowanie do kosztów uwzględnionych w kosztach podatkowych do wysokości określonego limitu. Dotyczy to także kosztów z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych samochodu osobowego.
Mając na uwadze przedstawiony opis zdarzenia przyszłego oraz powołane przepisy uznać należy, iż w przypadku wykorzystywania w działalności gospodarczej wydzierżawionego samochodu osobowego, dla którego Wnioskodawca prowadził ewidencję przebiegu pojazdu, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania tego samochodu, tj. m.in. faktura za dzierżawę pojazdu, jedynie do wysokości nieprzekraczającej kwoty wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, o której mowa w odrębnych przepisach. Natomiast pozostała część wydatków przekraczających ww. kwotę nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.
Zapisy w ewidencji przebiegu pojazdu dokonywane są miesięcznie, ale rozliczane są narastająco. Oznacza to, że jeżeli rzeczywiste wydatki związane z użytkowaniem samochodu osobowego przekroczą limit tzw. kilometrówki, to o ile nie będą one stanowiły w bieżącym miesiącu kosztów podatkowych, o tyle w następnym miesiącu będą podlegały rozliczeniu - oczywiście również w ramach limitu.
Zatem, w przedmiotowej sprawie Wnioskodawca powinien dokonać korekty kosztów uzyskania przychodów“.
Konsekwencje niewyksięgowania kosztów do końca 2015 roku
Jeżeli mimo ciążącego obowiązku wyksięgowania kosztu, podatnik tego nie dokona - zaniża podstawę opodatkowania. Tym samym powstanie u niego zaległość wobec fiskusa, którą ma obowiązek zapłacić wraz ewentualnymi odsetkami od zaległości podatkowych. Nie ma żadnego znaczenia, że ujęty w księdze koszt nie odzwierciedla w pełni poniesionego wydatku, tylko jest wartością częściową wyznaczoną przez kilometrówkę.
Korekta kosztów według przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2016 roku
Z początkiem 2016 roku następuje kolejna rewolucja w zakresie ustalania podstawy opodatkowania. Wchodzi bowiem w życie podpisana przez prezydenta nowelizacja ustawy Ordynacja podatkowa i niektórych innych ustaw. Na mocy nowych przepisów został zniesiony obowiązek dokonywania korekty nieopłaconych kosztów.
Należy jednak podkreślić, że został wprowadzony tzw. okres przejściowy. Tym samym przedsiębiorcy, którzy dokonali korekty kosztów do końca 2015 roku, będą mogli ponownie uznać je za koszt po ich opłaceniu po 1 stycznia 2016 roku. Dotyczy to również podatników, którzy prowadzą ewidencję przebiegu pojazdu dla celów podatku dochodowego.
