Wypadek samochodu firmowego rodzi konieczność przywrócenia go do stanu używalności – przeprowadzenia remontu bądź likwidacji pojazdu. Poniżej wyjaśniamy, jak dokonać prawidłowego rozliczenia tego typu zdarzeń.
Zaliczenie remontu w KUP zależne od ubezpieczenia
Zaliczenie kosztów naprawy samochodu firmowego w ciężar kosztów uzyskania przychodów jest możliwe tylko i wyłącznie w sytuacji, kiedy pojazd był objęty dobrowolnym ubezpieczeniem (art. 23 ust. 1 pkt 48 u.p.d.o.f.). Przepisy jednak nie precyzują dokładnie, jak należy rozumieć pojęcie „dobrowolne ubezpieczenie”. Niektóre urzędy skarbowe uznają za takie każde inne niż obowiązkowe OC, czyli tym samym objęcie samochodu ubezpieczeniem auto-casco (AC), ubezpieczeniem NNW, ubezpieczeniem od kradzieży nadaje możliwość zaliczenia kosztów naprawy uszkodzonego pojazdu w koszty uzyskania przychodów.
W wyżej wymienionych przepisach nie dokonano rozróżnienia na samochody osobowe i ciężarowe, a zatem podatnik może zaliczyć w koszty uzyskania przychodu zarówno remont pojazdu osobowego, jak i ciężarowego - oczywiście pod wspomnianym już warunkiem opłacenia dobrowolnego ubezpieczenia. Należy również pamiętać, że pojazdy nie muszą stanowić własności podatnika, mogą funkcjonować w firmie w ramach umowy leasingu bądź umowy o podobnym charakterze.
Koszty napraw samochodu firmowego mogą być rozliczone w pełnej wysokości kosztów remontu bądź do wysokości limitu tzw. kilometrówki (art. 23 ust. 1 pkt 46 u.p.d.o.f. i art. 16 ust. 1 pkt 51 u.p.d.o.p.). Jeżeli samochód użytkowany jest w firmie na podstawie umowy leasingu operacyjnego bądź jest środkiem trwałym (w przypadku podatników PIT), składnikiem majątku trwałego (podatnicy CIT), wówczas koszty napraw mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w pełnej wysokości, w dacie ich poniesienia. W przypadku napraw samochodu użytkowanego na podstawie umowy cywilnoprawnej (poza umową leasingu) albo będącego składnikiem majątku prywatnego podatnika, wydatki mogą być zaliczone w koszty jedynie do wysokości obowiązującego limitu, czyli tzw. kilometrówki.
Rozliczając koszty remontu powypadkowego samochodu firmowego, należy również pamiętać, by zostały spełnione warunki określane przez art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. oraz art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., czyli że koszty te musiały zostać poniesione z zamiarem osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia przyszłych przychodów.
Dlatego też naprawa samochodu, który uległ wypadkowi wskutek prowadzenia go przez osobę w stanie nietrzeźwości, nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Wskazał to jasno Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 1 czerwca 2011 sygn. akt II FSK 75/10 (orzeczenie prawomocne). Stwierdzono, że takiego zachowania nie można uznać za działanie zmierzające ku osiągnięciu przychodu, gdyż jest to postępowanie zabronione przez szereg przepisów prawa.
Otrzymane odszkodowanie a przychody
Podatnik, który posiada polisę dobrowolnego ubezpieczenia samochodu, ujmując w kosztach uzyskania przychodu koszty jego naprawy, musi pamiętać, iż po stronie przychodów również nastąpi zwiększenie o pełną wartość uzyskanego od ubezpieczyciela odszkodowania.
Podatnicy nieposiadający dobrowolnej polisy ubezpieczeniowej samochodu (tylko OC) uwzględniają w przychodach jedynie część kwoty odszkodowania, która przekracza wysokość kosztów napraw samochodu.
