Faktura VAT oprócz obowiązujących treści może też zawierać dodatkowe adnotacje, np. określenie terminu płatności lub warunków odbioru towarów, jeśli nie są sprzeczne z wymaganymi elementami faktury.
Istnieją następujące rodzaje faktur: dokumentujące sprzedaż podatników, uproszczone, VAT RR oraz faktury wewnętrzne. Aby uniknąć problemów i błędów przy wystawianiu faktur, warto przeanalizować wszystkie z nich.
Faktury dokumentujące sprzedaż podatników
Dotyczą one odpłatnych dostaw i świadczeń usług na terytorium kraju, eksport oraz wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów. Faktury VAT muszą być wystawiane przez podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni. W innym przypadku, np. podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego lub wykonujący czynności zwolnione przedmiotowo z podatku, powinni wystawiać rachunek. To samo dotyczy rolników ryczałtowych sprzedających towary i świadczący usługi rolnicze. Podatnik nie może zrezygnować z wystawienia faktury VAT, chyba że sprzedaż jest dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W tym przypadku podatnik wystawia fakturę VAT tylko na życzenie nabywcy.
Podatnik z reguły wystawia standardową fakturę VAT. Istnieją jednak dwa wyjątki. Jeżeli podatnik rozlicza VAT metodą kasową, to wtedy dokumentuje sprzedaż fakturą VAT- MP. Oprócz szablonowych danych zawiera ona również napis” FAKTURA VAT- MP oraz termin płatności należności określonej w fakturze. Z kolei jeżeli podatnik świadczy usługi turystyczne lub zajmuje się dostawą towarów używanych, kolekcjonerskich, antyków lub dzieł sztuki, w tym przypadku powinien wystawiać fakturę VAT marżę.
Faktury VAT RR
Jest to rodzaj faktury, którą nabywca wystawia sprzedawcom. Faktury VAT RR są wystawiane przez nabywców produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych. Dodatkowo do faktury RR sporządza się osobny dokument w dwóch egzemplarzach, którego oryginał powinien posiadać nabywca, o następującej treści: „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług”.
Faktura uproszczona
Jest ona wystawiana przez polskiego podatnika, gdy prowadzi on sprzedaż towarów poza granicami kraju. Dotyczy to przypadku gdy dana osoba nie jest zarejestrowana jako podatnik w państwie, w którym dostarcza towary i świadczy usługi. Do faktury uproszczonych stosuje się takie zasady, jak przy wystawianiu standardowych faktur VAT z uwzględnieniem dwóch różnic:
- nie zawierają one stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem
- nie musi zawierać numeru NIP nabywcy zgodnie z § 25 ust. 3 rozporządzenia o fakturach
Faktura wewnętrzna
Faktura wewnętrzna powinna być wystawiona tylko w ściśle określonych sytuacjach. Czynności podlegające dokumentowaniu przez tę fakturę to: opodatkowane nieodpłatne dostarczanie towarów i świadczenie usług, wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów, import usług, dostawa towarów, dla której podatnikiem jest nabywca oraz zwroty kwot dopłat, które powiększyły obrót podatników na podstawie art. 29 ust. 1. W przypadku faktur wewnętrznych można je wystawiać zbiorczo, np. raz na miesiąc lub kwartał. Żadne przepisy nie opisują, czy należy wystawić jedną fakturę zbiorczą dokumentującą wszystkie czynności, czy każdy rodzaj czynności osobno. Wybór należy do podatnika. Zbiorcze faktury wewnętrzne powinny być wystawiane najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, którego dotyczą lub w terminie do 7 dnia miesiąca następującego po zakończonym okresie rozliczeniowym, którego dotyczy faktura.
Faktura wewnętrzna różni się kilkoma elementami od faktury „zwykłej”. Trzeba pamiętać, aby w tytule znalazł się napis „faktura wewnętrzna” i najlepiej gdyby w podtytule ująć jakiej czynności ona dotyczy. Można pominąć wpisywanie danych nabywcy oraz kwoty należnej za wykonanie czynności, gdy brakuje konkretnego nabywcy towaru lub usługi. Jest dopuszczalne też pominięcie numeru identyfikacji podatkowej kontrahenta, gdy faktura dokumentuje dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca, wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów oraz import usług. Przepisy nie wskazują jednoznacznie czy na fakturze wewnętrznej podatnik powinien widnieć jako sprzedawca czy nabywca. Dopuszczalne jest również użycie innych nazw.
Wszystkie rodzaje faktur oprócz wewnętrznych należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Faktura wewnętrzna jest dokumentem, którego nie dostarcza się kontrahentom. Fakturę uproszczoną oraz wewnętrzną mogą wystawić nie tylko podatnicy zarejestrowani jako czynni. Oprócz tych rodzajów faktur należy również wspomnieć o fakturze zaliczkowej. Fakturą tą dokumentuje się otrzymanie części lub całości należności (zaliczki, przedpłaty, zadatku lub raty) przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.
Faktura zaliczkowa
Fakturę zaliczkową wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy oraz nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano każdą kolejną część należności za dostawę towarów czy świadczenia usługi. Na fakturach zaliczkowych nie wpisuje się daty sprzedaży, jedynie datę otrzymania części lub całości należności, jeżeli jest inna niż data wystawienia faktury. Jeżeli faktura zaliczkowa obejmuje całą cenę brutto, podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur końcowych. Jeśli faktura zaliczkowa nie obejmuje ceny brutto, należy wystawić fakturę ostateczną, w której to pomniejsza się sumę wartości towarów lub usług o wartość otrzymanych części należności i kwotę podatku o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności.
Jeżeli zostały popełnione błędy w wystawionych fakturach, jest możliwość wystawienia faktury korygującej. Jednak należy pamiętać, że faktura korygująca dotyczy wyłącznie treści faktury pierwotnej. Istnieją cztery rodzaje faktur korygujących: wystawiane w razie udzielenia rabatu, wystawiane w przypadku zwrotu towarów, zwrotu kwot nienależnych oraz zwrotu zaliczki, wystawiane w razie podwyższenia ceny oraz faktury korygujące wystawiane w razie stwierdzenia pomyłki.
Zdarza się czasami, że na skutek błędów podatnicy wystawiają faktury niedokumentujące rzeczywistej sprzedaży, czyli tzw. „puste” faktury. Podatek VAT wynikający z „pustych” faktur należy wpłacić do urzędu skarbowego bez uwzględniania go w składanych deklaracjach VAT. Od 1 stycznia 2011 roku zmieniły się regulacje dotyczące przesyłania faktur drogą elektroniczną. Aktualnie jeśli odbiorca nie cofnął zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, nie ma przeszkód, aby wystawiane były do nich faktury korygujące czy duplikaty w formie papierowej. Istnieje też możliwość wystawienia w formie elektronicznej duplikatu faktury wystawionej w formie papierowej.
