Kasą rejestrującą, czyli inaczej kasą fiskalną, zwiemy urządzenie, przy pomocy którego sprzedawca rejestruje swój utarg. Utarg ten powinien być rejestrowany przez kasę w przypadku przekroczenia pewnego, ustalonego przez Ministerstwo Finansów, pułapu albo w przypadku, gdy sprzedawca zbywa alkohol lub papierosy. By posiadać kasę rejestrującą, spełniony powinien być jeszcze jeden wymóg. Odbiorcami muszą być osoby fizyczne, niebędące podatnikami VAT albo rolnicy ryczałtowi.
Za pomocą kasy, dokumentować można każdą transakcję kupna-sprzedaży towaru, który jest na stanie magazynowym. Po sczytaniu odpowiedniego kodu, przypisanego tylko jednemu towarowi, następuje zmiana w zasobach magazynowych sklepu, a wszelkie dane powiązane z produktem (cena, nazwa, stawka PTU), drukowane są na odpowiednim paragonie. Kasa zapisuje zakup na paragonach w dwóch wersjach: dla kupującego i do archiwum. Paragony te mają identyczne brzmienie i muszą posiadać:
• Numer kolejny wydruku,
• Imię i nazwisko albo nazwę sprzedawcy,
• Logo fiskalne a także numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy (gdy mamy do czynienia z większą liczbą stanowisk),
• Kolejny numer paragonu,
• Kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera,
• Łączną suma należności,
• Adres punktu sprzedaży,
• Wartość sprzedaży i podatku podług przyjętych stawek,
• Liczbę sztuk sprzedanego asortymentu albo świadczenia,
• Datę i czas transakcji,
• NIP sprzedającego,
• Nazwę i cenę towaru albo świadczenia,
• Wartość sprzedaży wolnej od podatku,
• Łączną suma podatku
Paragon posiadać powinien także określoną wielkość. Wysokość liter czy liczb, które się na nim znajdą, nie może być mniejsza jak 2,5 mm, a ich liczba w linii nie mniejsza jak 17. W przypadku nazwy produktu lub świadczenia – 12 lub więcej. Taśma paragonu fiskalnego powinna posiadać 28mm lub więcej. Rachunek taki powinien być czytelny tak, aby klient bez problemu miał możliwość sprawdzić poprawność zrobionej transakcji.
Archiwum rachunków, w postaci rolki zapisanego papieru rachunkowego, powinno być przechowywane przez okres pięciu lat. W razie jakiejkolwiek kontroli specjalnego organu kontroli, informacje te powinny zostać udostępnione celem sprawdzenia poprawności tworzonej ewidencji.
