Rozporządzenie o prowadzeniu podatkowej książki przychodów i rozchodów nakłada na przedsiębiorcy który wykorzystuje prywatny samochód osobowy na potrzeby działalności, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów inaczej kilometrówki. Dokładnie w sytuacji przedsiębiorców, którzy do celów swojej działalności wykorzystują pojazdy wynajmowane albo własne osobowe, powinno być tworzone rozliczenie, zwyczajowo zwane kilometrówką. Ma to swoje zastosowanie w przypadku tak zwanych jazd lokalnych. Kilometrówka ewidencjonowana musi być zarówno wtedy, kiedy samochody używane są cały czas, jak i wtedy, gdy jedynie sporadycznie. Ewidencja powinna obejmować
  •   Datę oraz cel podróży,
  •   Charakterystykę trasy,
  •   Liczbę rzeczywiście przebytych kilometrów,
  •   Sygnaturę zatrudniającego oraz jego dane,
  •  Imię oraz nazwisko osoby używającej pojazdu,
  •   Następny numer wpisu,
  •   Stawkę za kilometr przebiegu,
  •   Pojemność silnika,
  •   Numer rejestracyjny pojazdu
Obowiązek tworzenia kilometrówki spoczywa na przedsiębiorstwach korzystających z ww. pojazdów osobowych lub innych, o nośności nieprzekraczającym 3,5 t (z odstępstwami). Wysokość stawek rozliczeniowych dla firm z sektora publicznego, regulowana jest przez rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w pozostałych firmach rozliczenia takie regulowane są przez wewnętrzne prawodawstwo (np. regulamin wynagrodzeń). Liste.pl Dla uproszczenia a także sprecyzowania, prawodawca stworzył pewne limity kilometrów, które przedstawiają się następująco: • 300 km – obszary gminne do 100 tysięcy zamieszkałych • 500 km – obszary gminne powyżej 100 tysięcy zamieszkałych • 700 km – obszary gminne powyżej 500 tysięcy zamieszkałych Istnieją jedynie dwa odstępstwa w rozliczaniu kilometrów jazd lokalnych: • Służba leśna posiada przypisaną wartość 1500 km miesięcznie • Służby ratownicze i tym podobne, mają do wyjeżdżenia 3000 km miesięcznie Pracodawca, niebędący w strefie budżetowej, może określić mniejszy przydział kilometrów, mimo to nie może go przekroczyć. Poniesione wydatki powiązane z liczbą wyjeżdżonych kilometrów, nie podlegają konieczności opłacania rat na ubezpieczenie społeczne. Opłaty te liczone są dopiero po przekroczeniu scharakteryzowanego prawem limitu kilometrów, ale wyłącznie od kwoty przewyższającej ten przydział. Polecamy - Program do prowadzenia kilometrówki